Antworten auf Ihre Fragen
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Einstieg & Nutzen
Wie sich RechnungsAssistent in bestehende Routinen integriert
Für wen ist RechnungsAssistent gedacht?
Für Selbstständige, Agenturen, Kanzleien und KMU, die wiederkehrend offene Rechnungen haben und ihren Mahnprozess professionell automatisieren möchten.
Wie schnell kann ich starten?
In der Regel in unter 30 Minuten: Lexware verbinden, Stufen festlegen, Dry-Run prüfen, dann schrittweise live schalten.
Was ist der größte praktische Effekt im Alltag?
Weniger manuelle Nacharbeit und frühere Zahlungserinnerungen. Dadurch sinken Rückstände und Ihr Team gewinnt Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
Kann ich erst testen, bevor etwas live geht?
Ja. Sie können mit Dry-Run, pausierten Stufen und optionalem Empfänger-Filter testen, ohne echte Kundenmails zu versenden.
Sicherheit & Kontrolle
Wie Fehlversand und Doppelversand technisch verhindert werden
Wie wird verhindert, dass bereits bezahlte Rechnungen gemahnt werden?
Unmittelbar vor jeder E-Mail erfolgt ein erneuter Status-Check über Lexware. Bei Zahlung wird der Versand abgebrochen und sauber protokolliert.
Kann dieselbe Stufe doppelt versendet werden?
Technisch abgesichert: Datenbank-Locks und Idempotenz-Keys verhindern parallelen oder doppelten Versand derselben Stufe.
Was passiert bei einem API- oder Verbindungsfehler vor Versand?
Fail-safe-Verhalten: Es wird nicht gesendet. Sicherheit geht vor Geschwindigkeit, damit keine falschen Mahnungen rausgehen.
Kann ich den Versand jederzeit stoppen?
Ja. Es gibt Master-Pause, Kunden-Pause und Rechnungs-Pause sowie Stufen-Freigaben. Damit bleibt die letzte Entscheidung immer bei Ihnen.
Versand, Inhalte & Tonalität
Kommunikation mit Haltung statt austauschbarer Standardtexte
Kann ich den Stil der E-Mails individuell anpassen?
Ja. Betreff, Text, Gebührenlogik und Anhänge sind pro Stufe konfigurierbar. So bleiben Sie freundlich, klar und situationsgerecht.
Welche Mailserver werden unterstützt?
Alle gängigen SMTP-Anbieter (z. B. Microsoft 365, IONOS, Strato, Gmail mit App-Passwort) sowie eigene Mailserver.
Werden Rechnungs-PDFs automatisch angehängt?
Ja, optional pro Stufe. Zusätzlich können stufenabhängige PDF-Anschreiben erstellt werden.
Kann ich nur in bestimmten Zeiten versenden?
Ja. Sie definieren ein Sendezeitfenster (z. B. werktags 8–18 Uhr) und Cooldown-Regeln zwischen zwei Erinnerungen.
Abrechnung, Abo & Datenschutz
Kaufmännische Fragen transparent beantwortet
Welche Abo-Modelle gibt es?
Starter, Business, Pro und Enterprise plus 14 Tage Testphase. Die Tarife unterscheiden sich vor allem nach Volumen gleichzeitig offener/überfälliger Rechnungen.
Wie funktioniert die Kündigung?
Monatstarife sind flexibel kündbar. Bei Jahrestarifen erfolgt die Kündigung zum Laufzeitende. In der Testphase können Sie jederzeit ohne Risiko aussteigen.
Wo werden Daten verarbeitet?
Auf Infrastruktur in Deutschland nach DSGVO-Standards. Weitere Details finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Gibt es Nachvollziehbarkeit für interne Prüfungen?
Ja. Entscheidungen und Versandereignisse werden im Audit-Log dokumentiert. Das erleichtert Rückfragen von Team, Steuerberatung und Geschäftsführung.
Antworten vertiefen
Zu den häufigsten Fragen finden Sie ausführlichere Leitfäden, Branchenbeispiele und Prozessvergleiche in diesen Bereichen.
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