Was Lexware Office nicht automatisch macht
Lexware Office ist stark bei Rechnungen und Zahlungszuordnung. Für ein echtes, zeitgesteuertes Mahnwesen brauchen die meisten Teams eine ergänzende Prozessschicht.
- Lexware Office erzeugt Erinnerungen und Mahnungen nur auf manuellen Klick am Beleg.
- Es gibt keinen nativen, zeitgesteuerten Mehrstufen-Versand mit automatischem Stopp bei Zahlung.
- Teamregeln, Freigaben und ein durchgängiges Ereignis-Protokoll für den Mahnablauf liegen außerhalb von Lexware.
In 3 Schritten live
Kein Projektaufwand: verbinden, Regeln setzen, kontrolliert starten.
Lexware Office verbinden
API-Zugang eintragen, Verbindung testen. Offene Rechnungen, Kunden und Zahlungseingänge werden laufend synchronisiert.
Stufen und Texte festlegen
Bis zu 4 Zahlungserinnerungen und 3 Mahnstufen: Tage nach Fälligkeit, Tonalität, optionale Mahngebühren und Anhänge.
Testen, dann Versand aktivieren
Dry-Run und Testmails zuerst. Der Master-Schalter startet den automatischen Versand erst, wenn Regeln und Vorlagen passen.
Funktionen für den Lexware-Mahnprozess
Automatisierung mit Kontrolle — damit Fehlversand und Kundenreibung sinken.
Lexware-Sync
Rechnungen und Zahlungsstatus werden regelmäßig aus Lexware Office geholt — ohne doppelte Pflege in Excel.
Bis zu 7 Stufen
Freundliche Erinnerungen zuerst, formelle Mahnungen später. Timing und Texte pro Stufe steuerbar.
Pre-Send-Check
Kurz vor dem Versand prüft das System erneut in Lexware, ob die Rechnung schon bezahlt ist.
Pause und Freigabe
Konto-, Kunden- oder Rechnungs-Pause mit einem Klick. Späte Stufen können optional freigabepflichtig sein.
Typischer Ablauf nach Fälligkeit
Beispielkonfiguration — Sie passen Tage und Texte frei an. Vor jeder Stufe greift der Pre-Send-Check.
- Tag 7: Zahlungserinnerung 1 (freundlich, ohne Gebühr)
- Tag 14: Zahlungserinnerung 2
- Tag 21 / 28: weitere Erinnerungen nach Bedarf
- Ab Tag 42: Mahnung 1–3 mit klarerer Frist und optionaler Gebühr
Details zum Betriebsalltag: Ratgeber Lexware Zahlungserinnerung einrichten · Manuell in Lexware vs. automatisch · FAQ Lexware Mahnwesen
Häufige Fragen
Kann Lexware Office Zahlungserinnerungen automatisch versenden?
Nein. In Lexware Office starten Sie Erinnerungen und Mahnungen manuell aus dem Beleg. Für zeitgesteuerten Mehrstufen-Versand mit Stopp bei Zahlung brauchen Sie eine Anbindung wie RechnungsAssistent.
Was passiert, wenn der Kunde kurz vor dem Versand zahlt?
Der Pre-Send-Check fragt Lexware unmittelbar vor dem Versand erneut ab. Ist die Rechnung bezahlt, wird die Mail nicht gesendet und der Vorgang im Ereignis-Protokoll festgehalten.
Wie unterscheidet sich das vom manuellen Mahnlauf in Lexware?
Manuell müssen Sie jede überfällige Rechnung einzeln anstoßen. Mit RechnungsAssistent laufen Standardfälle nach Ihren Regeln; Ausnahmen pausieren oder freigeben Sie gezielt.
Brauche ich Entwickler für die Einrichtung?
Nein. Lexware verbinden, Stufen setzen, Testphase fahren und Versand aktivieren reicht für den Start. Typischerweise sind Sie in wenigen Minuten angebunden.
Kann ich nur Erinnerungen und keine Mahnungen nutzen?
Ja. Aktivieren Sie nur die Stufen, die Sie brauchen. Viele Teams starten mit zwei bis drei Zahlungserinnerungen und schalten Mahnstufen später dazu.