Aufbewahrungsfristen zum 1. Januar 2027: Welche Rechnungs- und Mahnunterlagen Sie vernichten dürfen — und welche bleiben müssen
Acht statt zehn Jahre: Welche Belege Sie am 1. Januar 2027 vernichten dürfen, welche Mahnunterlagen bleiben müssen und was die E-Rechnung daran ändert.
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Der Anlass: mehr Insolvenzen, kürzere Fristen, dieselbe Aktenlage
Mitte September 2026 hat das Statistische Bundesamt gemeldet, dass die Zahl der beantragten Unternehmensinsolvenzen im Juni 2026 um 15,8 Prozent über dem Wert des Vorjahresmonats lag. Für das Forderungsmanagement hat das eine unmittelbare Folge, die mit Statistik wenig zu tun hat: Je häufiger ein Kunde ausfällt, desto öfter müssen Sie eine Forderung belegen können — gegenüber dem Insolvenzverwalter, dem Mahngericht oder dem Betriebsprüfer. Und genau in diesen Wochen laufen Aufbewahrungsfristen ab, nach denen viele Betriebe im Januar die Ordner ausräumen.
Rechtlich neu ist dabei die verkürzte Frist für Buchungsbelege. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre gesenkt, parallel in § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b Abs. 1 UStG. Die Übergangsregelung in Art. 97 § 19a EGAO ist dabei großzügig: Sie gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für Finanz- und Wertpapierinstitute im Sinne des KWG greift die Verkürzung ein Jahr später. Der kommende Jahreswechsel ist der erste, an dem sich das in der normalen Ablage sichtbar bemerkbar macht.
Die Verkürzung betrifft ausschließlich Buchungsbelege. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und die Arbeitsanweisungen zur Organisation der Buchführung bleiben bei zehn Jahren. Wer pauschal „alles nach acht Jahren weg“ anordnet, vernichtet mit hoher Wahrscheinlichkeit Unterlagen, die noch aufbewahrungspflichtig sind.
Was am 31. Dezember 2026 abläuft — und was nur scheinbar abläuft
Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, die letzte Eintragung im Buch gemacht oder der Abschluss festgestellt wurde. Daraus ergibt sich für den 1. Januar 2027 eine einfache Rechnung: Buchungsbelege aus 2018 und früher sind mit Ablauf des 31. Dezember 2026 frei — also Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lohnkonten-Belege und Gutschriften. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe mit Sechsjahresfrist betrifft es für den Jahrgang 2020 und früher. Bei der Zehnjahresfrist für Abschlüsse und Handelsbücher endet sie für 2016 und früher.
Diese Daten gelten nur, wenn keine Ablaufhemmung greift. § 147 Abs. 3 Satz 5 AO bestimmt, dass die Frist nicht abläuft, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Praktisch heißt das: Bei einer angeordneten oder laufenden Außenprüfung, bei einer vorläufigen Steuerfestsetzung nach § 165 AO, bei einem anhängigen Einspruchs- oder Klageverfahren und bei einem Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO bleibt alles im Regal, was den Prüfungszeitraum berührt. Wird der Prüfungsbescheid erst 2028 bestandskräftig, haben Sie 2027 nichts zu vernichten, was dazugehört.
Der zweite Stolperstein ist die Zuordnung. Ein Lieferschein ist nur dann ein Buchungsbeleg, wenn er Buchungsgrundlage ist; dient er als Rechnungsergänzung, kann er als Geschäftsbrief einzuordnen sein. Angebote, Auftragsbestätigungen und Korrespondenz zu einem Vertrag sind regelmäßig Geschäftsbriefe mit sechs Jahren. Weil die Abgrenzung im Einzelfall streitig sein kann und falsch vernichtete Belege im Zweifel zulasten des Unternehmens gehen, ist die acht Jahre umfassende einheitliche Aufbewahrung für den gesamten Rechnungs- und Zahlungsvorgang der pragmatischere Weg — Speicherplatz kostet weniger als eine Schätzung nach § 162 AO.
Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Zustellnachweise: die unklare Kategorie
Für Mahnunterlagen gibt es keine eigene Fristenregelung. Die herrschende Praxis ordnet die Zahlungserinnerung und die Mahnung als Geschäftsbrief ein, damit sechs Jahre. Sobald die Mahnung aber selbst zu einer Buchung führt — verbuchte Mahngebühr, eingebuchte Verzugszinsen, eine Teilzahlung mit Verrechnungsbestimmung —, liegt ein Buchungsbeleg mit acht Jahren vor. Diese Trennung sauber nachzuhalten, lohnt den Aufwand in den seltensten Fällen; sinnvoller ist es, die gesamte Mahnhistorie mit der zugehörigen Rechnung zusammen acht Jahre zu halten.
Unabhängig vom Steuerrecht entscheidet das Zivilrecht darüber, wie lange Sie Unterlagen wirklich brauchen. Die Regelverjährung von drei Jahren nach §§ 195, 199 BGB ist der Normalfall, doch bei einer titulierten Forderung verlängert § 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB auf dreißig Jahre. Vollstreckungsbescheid, Zustellungsurkunde, Kostenfestsetzung und die zugrunde liegende Rechnung gehören deshalb in eine Akte, die von jedem Vernichtungslauf ausgenommen ist. Bei insolventen Kunden kommt hinzu, dass der Verwalter Anfechtungsansprüche nach § 143 InsO geltend machen kann und diese nach § 146 InsO erst drei Jahre nach Verfahrenseröffnung verjähren — Zahlungsein- und -ausgänge sowie der Schriftverkehr über Ratenzahlungen sollten bis dahin greifbar bleiben.
Beim Nachweis des Zugangs ist die Rechtslage nicht abschließend geklärt: Ein Sendeprotokoll beweist den Zugang einer E-Mail nach der Rechtsprechung nicht zwingend, es ist aber in der Gesamtschau ein ernstzunehmendes Indiz. Praktisch zählt, dass Versandzeitpunkt, Empfängeradresse, Mahnstufe und Dokumentinhalt überhaupt lückenlos protokolliert sind. Wer Mahnungen über eine Software wie RechnungsAssistent versendet, hat diese Protokolle ohnehin und sollte sie beim Archivieren mit der Forderung verknüpfen statt als Systemlog versickern zu lassen.
Wichtig für die elektronische Ablage: Geschäftsbriefe, die per E-Mail ein- und ausgehen, sind elektronisch und unveränderbar aufzubewahren. Ein Ausdruck ersetzt nach den GoBD das Original nicht.
Ab 1. Januar 2027 ändert sich, was ein Beleg überhaupt ist
Zum selben Stichtag, an dem Sie aufräumen, greift die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht. Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft nur noch dann Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026, der gerade entsteht. Ab 1. Januar 2028 entfällt diese Schwelle. Die Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung strukturierter Rechnungen besteht dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne jede Umsatzgrenze.
Für die Archivierung folgt daraus eine Regel, die in vielen Betrieben noch nicht umgesetzt ist: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil — also die XML-Datei — in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren, maschinell auswertbar und unveränderbar; das ergibt sich aus § 14b Abs. 1 UStG. Wer nur das erzeugte Sichtformat oder einen PDF-Ausdruck ablegt, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht, selbst wenn optisch alles vollständig aussieht. Die Finanzverwaltung hat ihre Auffassung dazu im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 dargelegt und mit einem zweiten Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt.
Zur reinen Transport-E-Mail vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass sie nicht aufbewahrungspflichtig ist, solange sie keine über die Rechnung hinausgehenden rechnungsrelevanten Angaben enthält. Steht in der Mail eine abweichende Zahlungsfrist, ein Skontohinweis oder eine Stundungszusage, ist sie aufzubewahren. Das ist weniger akademisch, als es klingt: Genau solche Zusatzangaben entscheiden später darüber, ab wann Verzug eingetreten ist.
Was Sie bis Jahresende konkret veranlassen sollten
Erstens: Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung schriftlich, ob für die Jahre, die Sie freigeben wollen, eine Außenprüfung angeordnet, ein Vorbehalt der Nachprüfung offen oder ein Rechtsbehelf anhängig ist. Ohne diese Bestätigung kein Vernichtungslauf. Zweitens: Erstellen Sie eine Sperrliste aller Forderungen, die offen, bestritten, tituliert oder von einer Insolvenz betroffen sind, und nehmen Sie die zugehörigen Vorgänge vollständig von der Vernichtung aus — einschließlich Vertrag, Leistungsnachweis, Rechnung, Mahnungen und Zahlungsavis. Drittens: Dokumentieren Sie die Vernichtung selbst in einem kurzen Protokoll mit Datum, Jahrgang, Belegart und verantwortlicher Person. Bei digitalen Beständen gehört die Löschung ebenso protokolliert wie die Aktenvernichtung im Papierarchiv.
Der datenschutzrechtliche Gegenpart wird oft übersehen. Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO ist die Rechtsgrundlage dafür, personenbezogene Daten von Kunden über Jahre vorzuhalten. Fällt sie weg, muss geprüft werden, ob ein anderer Grund die weitere Speicherung trägt — etwa laufende Verjährungsfristen oder ein konkret drohender Rechtsstreit. Gibt es keinen, sind die Daten zu löschen. Ein Löschkonzept, das die steuerlichen Fristen und die zivilrechtlichen Sonderfälle in einer Tabelle zusammenführt, erledigt beide Pflichten in einem Durchgang.
Viertens, mit Blick nach vorn: Prüfen Sie jetzt, ob Ihr Archiv XML-Dateien revisionssicher ablegen kann und ob Ihre Mahnläufe die versendeten Dokumente in der Fassung speichern, in der sie beim Kunden angekommen sind. Ab 2027 werden deutlich mehr Eingangsrechnungen strukturiert eintreffen; ein Archiv, das darauf nicht vorbereitet ist, produziert Lücken, die erst drei Jahre später in der Prüfung auffallen.
Häufige Fragen
Dürfen wir Rechnungen aus 2018 am 2. Januar 2027 vernichten?
Steuerlich ja, sofern es sich um Buchungsbelege handelt und keine Ablaufhemmung greift. Die Achtjahresfrist für Belege aus 2018 endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Ist eine Außenprüfung angeordnet oder läuft noch ein Einspruchs- oder Klageverfahren, das den Zeitraum berührt, bleibt die Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO offen. Unterlagen zu einer noch offenen oder titulierten Forderung behalten Sie unabhängig davon.
Gilt die Verkürzung auf acht Jahre auch rückwirkend für ältere Belege?
Ja, in dem von Art. 97 § 19a EGAO gezogenen Rahmen. Erfasst sind Buchungsbelege, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Ältere Jahrgänge waren zu diesem Zeitpunkt ohnehin frei. Für Unternehmen unter KWG-Aufsicht gilt die Verkürzung ein Jahr später.
Reicht es, die E-Rechnung als PDF oder Ausdruck zu archivieren?
Nein. Der strukturierte Datensatz ist in seiner ursprünglichen Form unveränderbar und maschinell auswertbar aufzubewahren; das folgt aus § 14b Abs. 1 UStG und den GoBD. Das Sichtformat dürfen Sie zusätzlich speichern, es ersetzt die XML-Datei aber nicht. Die Vorgaben der Finanzverwaltung dazu stehen im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und in der Ergänzung vom 15. Oktober 2025.
Wie lange müssen wir Mahnungen und Zahlungserinnerungen aufbewahren?
Als Geschäftsbrief sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht Jahre. Welche Einordnung gilt, hängt davon ab, ob die Mahnung selbst zu einer Buchung geführt hat, etwa durch verbuchte Mahngebühren oder Verzugszinsen. Weil die Abgrenzung im Einzelfall angreifbar ist, ist die einheitliche Aufbewahrung über acht Jahre zusammen mit der Rechnung der sicherere Weg.
Was gilt für Unterlagen zu einem insolventen Kunden?
Hier entscheidet nicht die steuerliche Frist, sondern das Verfahren. Forderungsanmeldung, Tabellenauszug, Vertrag, Leistungsnachweis und der Zahlungsverkehr sollten bis zum Abschluss des Verfahrens vollständig vorliegen. Anfechtungsansprüche des Verwalters nach § 143 InsO verjähren nach § 146 InsO erst drei Jahre nach Verfahrenseröffnung; bis dahin müssen Sie belegen können, wann welche Zahlung aus welchem Grund geflossen ist.