E-Rechnung ab 1. Januar 2027: Was die auslaufende Übergangsfrist für Fälligkeit, Verzug und Mahnung bedeutet
Ab 1.1.2027 endet die Übergangsfrist für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz. Was das für Zahlungsziel, Verzug und Mahnlauf konkret heißt.
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Der Stichtag, der jetzt zählt: 1. Januar 2027
Die Handwerkskammer Dresden hat ihre Informationsseite zur B2B-E-Rechnung am 20. August 2026 aktualisiert – und damit auf einen Punkt gelenkt, der in vielen Betrieben noch als „ferne Zukunft“ abgelegt ist: Am 31. Dezember 2026 läuft die erste große Übergangsregelung aus. Bis dahin sind es 129 Tage.
Die Rechtslage dazu ist eindeutig und steht in § 27 Abs. 38 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können – dafür gab es nie eine Übergangsfrist. Beim Ausstellen dagegen schon: Bis einschließlich 31. Dezember 2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen versenden, elektronische Rechnungen in unstrukturierter Form – also das klassische PDF – nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 fällt diese Erleichterung für alle Unternehmen weg, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr, also 2026, mehr als 800.000 Euro betragen hat. Wer darunter bleibt, hat noch ein Jahr länger Zeit, bis zum 31. Dezember 2027. Rechnungen, die über ein vereinbartes EDI-Verfahren übermittelt werden, sind ebenfalls bis Ende 2027 privilegiert.
Praktisch bedeutet das: Der Umsatz des laufenden Jahres entscheidet über die Pflicht des kommenden. Sie können also heute schon ausrechnen, ob Sie betroffen sind – und sollten das tun, statt im Januar zu improvisieren. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV) und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen; empfangen müssen aber auch sie.
Warum das Ihr Mahnwesen trifft: Das Zahlungsziel wird zum Datenfeld
Für das Forderungsmanagement ist die Formatumstellung kein reines IT-Thema. Eine E-Rechnung nach EN 16931 – also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x im Profil EN 16931 – transportiert Zahlungsbedingungen nicht mehr als Satz im Layout, sondern in definierten Feldern: das Fälligkeitsdatum in BT-9, die Zahlungsbedingungen als Text in BT-20. Was bisher irgendwo im Fußtext stand („zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“), wird zu einer auswertbaren Angabe, an der Ihre Mahnstufen ansetzen können – und an der Ihr Kunde sich festhalten wird.
Daraus folgt eine unangenehme Konsequenz für Betriebe, die ihre Zahlungsziele bislang uneinheitlich handhaben: Widersprüche zwischen Auftragsbestätigung, AGB und Rechnungsfeld fallen jetzt sofort auf, weil beide Seiten dieselben strukturierten Daten lesen. Wer im Kundenstamm 14 Tage hinterlegt, im Angebot 30 Tage schreibt und in der Rechnung „nach Rechnungserhalt“ vermerkt, produziert Angriffsfläche für jede Rückfrage im Mahnlauf.
Für Skonto hat die Finanzverwaltung Entwarnung gegeben: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 genügt bei Skontovereinbarungen die Angabe im Freitextfeld der Zahlungsbedingungen, eine gesonderte strukturierte Aufschlüsselung je Skontostufe wird nicht verlangt. Das ergänzende BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat weitere Zweifelsfragen geklärt, etwa zu Übermittlungswegen und Rechnungsberichtigungen. Für Ihre Mahnsoftware heißt das trotzdem: Skontofristen bleiben Text und müssen im eigenen System sauber als Datum geführt werden, sonst mahnen Sie Beträge an, die der Kunde berechtigt gekürzt hat.
Verzug und Zugang: gesicherte Regeln und offene Fragen
Am Verzugsrecht ändert die E-Rechnung nichts. Es bleibt bei § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB, wenn ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel vereinbart ist, und bei § 286 Abs. 3 BGB, wonach der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug gerät – bei Verbrauchern nur mit Hinweis in der Rechnung. Die Zinshöhe richtet sich nach § 288 BGB: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im Geschäftsverkehr, bei einem Basiszinssatz von 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026 also 10,52 Prozent, dazu die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB gegenüber Unternehmen.
Verschoben hat sich der Streitpunkt: Nicht mehr die Rechnung selbst, sondern ihr Zugang wird zur Beweisfrage. Für E-Mails gibt es nach überwiegender Rechtsprechung keinen Anscheinsbeweis des Zugangs allein aus dem Absenden. Bei einer per E-Mail übermittelten XRechnung tragen Sie die Beweislast dafür, dass die Datei im Machtbereich des Empfängers angekommen ist. Halten Sie deshalb fest, an welche vom Kunden benannte Rechnungsadresse gesendet wurde, und sichern Sie Übertragungs- und Eingangsprotokolle – bei Portalen den Abrufnachweis. Wer diese Nachweise erst im gerichtlichen Mahnverfahren sucht, verliert Zeit und häufig die Zinsforderung.
Ungeklärt ist die zivilrechtliche Wirkung eines Formfehlers. Ob ein Kunde die Zahlung zurückhalten darf, weil er ab 2027 statt der geschuldeten E-Rechnung ein PDF erhalten hat, ist nicht abschließend entschieden; steuerlich sind die Folgen für den Vorsteuerabzug ebenfalls weiterhin diskutiert. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das Gegenargument im Mahnverfahren nicht kommt – es kostet Sie im Zweifel eine Mahnstufe und mehrere Wochen. Umgekehrt gilt: Mahnungen und Zahlungserinnerungen sind keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Sie dürfen sie weiterhin als PDF oder Brief versenden, solange darin nicht erneut über eine Leistung mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet wird.
Aufbewahrung: acht Jahre, im Original, maschinell auswertbar
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist das Original. Nach § 14b UStG in Verbindung mit den GoBD muss er in seiner ursprünglichen Form unverändert, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein ausgedrucktes oder als Bild abgelegtes Sichtformat genügt nicht – auch dann nicht, wenn es optisch identisch aussieht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen als Buchungsbelege beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht statt zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), sofern die Frist nicht wegen einer laufenden Prüfung oder eines offenen Verfahrens weiterläuft.
Für das Mahnwesen ist das mehr als eine Ordnungsfrage: Wenn Sie in zwei Jahren eine Forderung durchsetzen wollen, brauchen Sie die versendete Datei im Original, nicht die Wiedergabe aus dem Rechnungsprogramm. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Archiv den XML-Teil separat speichert und ob Ihre Verfahrensdokumentation den Weg von der Erstellung über den Versand bis zur Ablage beschreibt.
Die Aufgabenliste bis Jahresende
Ermitteln Sie zürst Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 3 UStG und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Liegen Sie über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 ohne weitere Ankündigung. Klären Sie danach mit Ihrer Software, welches Format sie erzeugt: XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 sind zulässig, ältere ZUGFeRD-Versionen unter 2.0 sowie reine PDF-Ausgaben nicht.
Der zweite Block betrifft die Stammdaten, und dort steckt die eigentliche Arbeit. Jeder B2B-Kunde braucht eine hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse oder einen vereinbarten Übermittlungsweg, öffentliche Auftraggeber zusätzlich die Leitweg-ID. Gleichen Sie bei der Gelegenheit die Zahlungsbedingungen ab, damit Fälligkeitsdatum und Skontofrist in der Rechnung genau dem entsprechen, was Ihr Mahnprozess erwartet. Wenn Fälligkeiten aus Lexware Office automatisch in die Mahnstufen übernommen werden – etwa über RechnungsAssistent –, wirkt jede unsaubere Konditionsangabe unmittelbar in den Versand hinein.
Planen Sie drittens einen Testlauf im vierten Quartal: einige echte Rechnungen an unterschiedliche Kunden im Zielformat, Rückmeldung einholen, Validierungsfehler abstellen. Und legen Sie eine Rückfallebene fest für den Fall, dass ein Empfänger die Datei nicht verarbeiten kann. Ein zusätzliches PDF als Sichtformat dürfen Sie mitschicken; es ersetzt die E-Rechnung nicht, verhindert aber, dass Ihre Forderung im Januar wegen einer technischen Kleinigkeit drei Wochen liegen bleibt. Dass dieser Puffer sich lohnt, zeigt die Entwicklung der Zahlungsmoral: Eine Mitte Juli 2026 veröffentlichte Studie von Allianz Trade stellt für Deutschland eine Verschlechterung fest – zusätzliche Reibung im Rechnungseingang können Sie sich derzeit am wenigsten leisten.
Häufige Fragen
Ich liege 2026 knapp unter 800.000 Euro Umsatz. Muss ich ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Bleiben Sie 2026 bei 800.000 Euro oder darunter, dürfen Sie bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen versenden. Empfangen und archivieren müssen Sie E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025. Rechnen Sie die Grenze im Dezember nach und dokumentieren Sie das Ergebnis; bei Neugründungen und Rumpfjahren ist die Berechnung im Detail nicht abschließend geklärt, hier lohnt die Rückfrage beim Steuerberater.
Muss ich Zahlungserinnerungen und Mahnungen künftig ebenfalls als E-Rechnung verschicken?
Nein. Eine Mahnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG, weil sie nicht über eine Leistung abrechnet, sondern eine bereits abgerechnete Forderung anmahnt. Sie können weiterhin per E-Mail mit PDF oder per Brief mahnen. Vorsicht ist nur geboten, wenn Sie in der Mahnung erneut eine vollständige Abrechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis aufnehmen – dann kann daraus eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn werden.
Gilt eine per E-Mail versendete E-Rechnung als zugegangen?
Sie gilt als zugegangen, wenn sie im Machtbereich des Empfängers angekommen ist und er unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen konnte. Das Absenden allein genügt nicht: Für E-Mails erkennt die Rechtsprechung überwiegend keinen Anscheinsbeweis des Zugangs an. Versenden Sie deshalb an die vom Kunden benannte Rechnungsadresse, dokumentieren Sie diese Vereinbarung und bewahren Sie Versand- und Zustellprotokolle auf. Das ist für die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB und damit für Ihre Zinsforderung entscheidend.
Reicht es, die E-Rechnung als PDF-Ansicht zu archivieren?
Nein. Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss nach § 14b UStG und den GoBD unverändert sowie maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein Bildformat erfüllt die Anforderung nicht. Die Frist für Rechnungen als Buchungsbelege liegt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz bei acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO), sie verlängert sich, solange die Unterlagen für eine Prüfung oder ein Verfahren von Bedeutung sind.
Was passiert, wenn ich ab 2027 versehentlich ein PDF statt einer E-Rechnung schicke?
Steuerlich handelt es sich dann nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung; Sie sollten sie korrigieren und im richtigen Format erneut ausstellen. Die zivilrechtlichen Folgen sind offen: Ob ein Kunde deshalb die Zahlung zurückhalten und den Verzugseintritt verhindern kann, ist nicht abschließend entschieden. Planen Sie den Formatfehler nicht ein, sondern behandeln Sie ihn als Störfall mit sofortiger Korrektur – jede Diskussion darüber kostet im Mahnlauf mehr Zeit als die Umstellung.