Inkasso oder eigener Mahnbescheid: Welcher Weg nach der letzten Mahnung wirklich trägt

Der Punkt, an dem die eigene Mahnung nichts mehr bringt

Das Statistische Bundesamt hat Mitte August die Insolvenzzahlen für Mai 2026 veröffentlicht: 1.995 beantragte Unternehmensinsolvenzen, nach Angaben der Behörde 2,0 Prozent weniger als ein Jahr zuvor. Der leichte Rückgang ändert nichts an der Rechnung, die Sie im Einzelfall aufmachen müssen: Das sind rund 90 Anträge je Werktag, und in fast jedem dieser Verfahren stehen Lieferanten und Dienstleister mit offenen Rechnungen in der Tabelle. Wer erst nach sechs Monaten Eskalationsschleife einen Titel in der Hand hält, findet oft nur noch eine leere Masse vor.

Der Entscheidungspunkt kommt meist nach der zweiten Mahnung. Der Kunde reagiert nicht mehr, die Forderung ist unbestritten, der Verzug ist dokumentiert. Ab hier haben Sie im Wesentlichen zwei praktikable Wege – den Mahnbescheid, den Sie selbst beantragen, oder den Inkassodienstleister, an den Sie den Fall abgeben. Der Anwalt ist ein dritter Weg, aber kein Standardweg; er lohnt sich nur unter bestimmten Bedingungen. Verglichen werden müssen vier Dinge: die Kosten, die tatsächlich an Ihnen hängen bleiben, die Zeit bis zu einem vollstreckbaren Titel, der Aufwand in Ihrem eigenen Haus und der Schaden an einer Kundenbeziehung, die Sie vielleicht behalten wollen.

Weg A: Den Mahnbescheid selbst beantragen

Der Antrag läuft über das Online-Portal der deutschen Mahngerichte. Zuständig ist ein zentrales Amtsgericht pro Bundesland, das den Antrag nicht inhaltlich prüft, sondern nur auf formale Vollständigkeit. Die Gerichtskosten betragen eine 0,5-Gebühr nach Nummer 1100 des Kostenverzeichnisses zum GKG, mindestens jedoch 36 Euro. Bei einer Forderung von 1.000 Euro zahlen Sie deshalb genau diese 36 Euro Mindestgebühr, bei 5.000 Euro sind es 80,50 Euro. Das Geld ist ein Vorschuss, der bei erfolgreicher Vollstreckung erstattungsfähig ist – und die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Absatz 5 BGB, die Ihnen bei B2B-Forderungen ohnehin zusteht, deckt ihn bei kleinen Beträgen praktisch vollständig ab.

Der Zeitvorteil ist der eigentliche Grund für diesen Weg. Der Mahnbescheid wird in der Regel innerhalb weniger Tage erlassen und hemmt ab Zustellung die Verjährung nach § 204 Absatz 1 Nummer 3 BGB. Der Schuldner hat zwei Wochen Zeit für den Widerspruch. Lässt er die Frist verstreichen, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid; nach dessen Zustellung läuft erneut eine Zweiwochenfrist für den Einspruch. Realistisch halten Sie also nach etwa sechs Wochen einen Titel in der Hand, der 30 Jahre lang vollstreckbar ist. In dieser Zeit hat ein außergerichtliches Inkassoverfahren oft erst die zweite Zahlungsaufforderung verschickt.

Die Nachteile sind ebenso konkret. Der Widerspruch ist für den Schuldner ein Kreuz auf einem Formular, er braucht dafür keine Begründung. Dann landet die Sache im streitigen Verfahren mit einer 3,0-Gerichtsgebühr, und Sie müssen Ihren Anspruch schlüssig darlegen – spätestens hier brauchen die meisten Betriebe einen Anwalt. Zweitens muss der Anspruch im Antrag hinreichend bestimmt bezeichnet sein: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Zinsbeginn. Wer hier pauschal 'Warenlieferungen 2025' einträgt, riskiert eine Zwischenverfügung und verliert Wochen. Drittens ist der Titel noch kein Geld. Die Zwangsvollstreckung ist eine eigene Baustelle mit eigenen Kosten – die Vermögensauskunft beim Gerichtsvollzieher liegt bei rund 30 Euro, und wenn beim Schuldner nichts zu holen ist, haben Sie ein sauberes Dokument und sonst nichts.

Weg B: Den Fall an ein Inkassounternehmen geben

Ein nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz registrierter Inkassodienstleister übernimmt die komplette Kommunikation: Adressermittlung bei unbekannt verzogenen Schuldnern, telefonische Nachfassaktionen, Ratenvereinbarungen, Bonitätsdaten aus eigenen Beständen. Registrierte Inkassodienstleister dürfen Sie nach § 79 Absatz 2 ZPO auch im gerichtlichen Mahnverfahren vertreten, der Weg zum Titel bleibt also offen. Preismodelle unterscheiden sich stark: Verbreitet sind eine an das RVG angelehnte Gebühr, die auf den Schuldner umgelegt wird, oder eine Erfolgsprovision auf den realisierten Betrag. Für Betriebe ohne eigene Buchhaltungskapazität ist das ein echter Entlastungseffekt, besonders bei vielen kleinen Forderungen mit lückenhaften Kundendaten.

Der Haken liegt in der Erstattung. Inkassokosten kann der Schuldner nur dann tragen, wenn er sich zum Zeitpunkt der Beauftragung nachweisbar in Verzug befand und die Forderung nicht bestreitet. § 4 RDGEG deckelt die erstattungsfähige Vergütung ohnehin auf das, was ein Rechtsanwalt hätte verlangen dürfen. In der Praxis zahlen säumige Kunden häufig irgendwann die Hauptforderung und ignorieren die Nebenforderungen – die Provision oder die Gebührendifferenz bleibt dann an Ihnen hängen. Bei einer Forderung von 1.000 Euro und 15 Prozent Erfolgsprovision reden wir über 150 Euro, die Ihre Marge auf diesen Auftrag in vielen Branchen komplett aufzehren.

Der zweite Nachteil wird unterschätzt: Sie geben den Ton aus der Hand. Ein Inkassoschreiben ist bei Geschäftskunden ein Beziehungsabbruch, auch wenn nur eine strittige Schlussrechnung dahintersteht. Und Sie verlieren Zeit. Die typische außergerichtliche Schleife mit zwei bis drei Anschreiben dauert vier bis acht Wochen, bevor überhaupt über ein gerichtliches Verfahren gesprochen wird. Bei einem Schuldner, der auf die Insolvenz zuläuft, ist das genau die Zeit, die andere Gläubiger nutzen.

Zwei Beispiele durchgerechnet

Fall eins: 1.000 Euro offen, Kunde reagiert nicht, Forderung unbestritten. Eigener Mahnbescheid: 36 Euro Gerichtskosten, etwa 30 bis 45 Minuten Arbeit für den Online-Antrag, Titel nach rund sechs Wochen, dazu Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz nach § 288 Absatz 2 BGB und die 40-Euro-Pauschale. Inkasso: keine Vorabkosten, aber im Erfolgsfall typischerweise ein dreistelliger Betrag Provision, wenn der Schuldner nur die Hauptforderung überweist. Der Kostenvorteil des Eigenwegs ist hier eindeutig.

Fall zwei: 5.000 Euro, Kunde hat mündlich Mängel angedeutet, aber nie schriftlich gerügt. Eigener Mahnbescheid: 80,50 Euro Gerichtskosten – aber die Wahrscheinlichkeit eines Widerspruchs ist hoch, und dann stehen Sie mit einer 3,0-Gerichtsgebühr und einem Anwalt im Klageverfahren. Ein Anwalt außergerichtlich kostet bei diesem Streitwert eine 1,3-Geschäftsgebühr von 434,20 Euro plus 20 Euro Auslagenpauschale zuzüglich Umsatzsteuer, dafür bekommen Sie eine Einschätzung, ob die Mängelrüge trägt, bevor Sie Gerichtskosten versenken. Bei bestrittenen Forderungen ist der Anwalt nicht die teure, sondern die günstige Variante.

Beide Wege setzen dasselbe voraus: einen lückenlosen Nachweis, dass gemahnt wurde, wann zugestellt wurde und welche Frist gesetzt war. Wer diese Historie erst mühsam aus Postfächern und Notizen zusammensucht, verliert die Nebenforderungen im Zweifel komplett. Ein automatisierter Mahnlauf – etwa über RechnungsAssistent mit Anbindung an Lexware Office – liefert diese Dokumentation als Nebenprodukt und macht die Übergabe an Gericht oder Dienstleister zur Sache von Minuten.

Wer welchen Weg gehen sollte

Beantragen Sie den Mahnbescheid selbst, wenn die Forderung unbestritten ist, über etwa 250 Euro liegt, die Rechnungsdaten sauber vorliegen und Sie die Kundenbeziehung ohnehin abschreiben. Das gilt für die große Mehrheit der klassischen B2B-Ausfälle im Handwerk, im Handel und bei Agenturen. Der Weg kostet Sie ein knappes Stündchen und 36 bis 80 Euro, und er bringt Sie schneller an einen Titel als jede andere Variante.

Geben Sie an ein Inkassounternehmen ab, wenn Sie regelmäßig viele kleine Forderungen ausbuchen, wenn Adressen und Ansprechpartner unklar sind oder wenn schlicht niemand im Haus die Zeit hat, Fristen zu überwachen. Auch bei Forderungen gegen Verbraucher, wo Ratenpläne und Telefonkontakt mehr bringen als Formulare, spielt Inkasso seine Stärken aus. Rechnen Sie die Provision aber vorab als Kostenposition ein und verhandeln Sie, was passiert, wenn der Schuldner nur die Hauptforderung zahlt.

Zum Anwalt gehen Sie sofort, wenn der Kunde die Forderung bestreitet, Gegenansprüche oder Mängel im Raum stehen, ein VOB/B-Vertrag oder ein Auslandsbezug dazukommt oder es um Beträge geht, deren Ausfall Sie spürbar trifft. Und ein Sonderfall, der jedes Jahr Geld kostet: Verjährt eine Forderung zum 31. Dezember, ist der Mahnbescheid das schnellste und billigste Mittel, die Verjährung zu hemmen – selbst wenn Sie den Fall danach an einen Dienstleister oder Anwalt weitergeben. Das Portal ist auch zwischen den Feiertagen erreichbar, ein Widerspruch schadet in dieser Konstellation nicht.