Zahlungsziel-Audit in fünf Schritten: Konditionen im Kundenstamm neu staffeln

Der Anlass: 32,21 Tage Zahlungsziel – aber nicht für alle gleich

Am 3. August 2026 hat Creditreform den Zahlungsindikator Deutschland für den Sommer 2026 veröffentlicht. Ausgewertet wurden rund vier Millionen überfällige Rechnungsbelege aus dem Debitorenregister Deutschland. Das Ergebnis: Lieferanten räumten ihren Kunden im ersten Halbjahr 2026 im Schnitt 32,21 Tage Zahlungsziel ein, 0,75 Tage mehr als im Vorjahreszeitraum und der höchste Wert seit 2019. Die Verzugsdauer überfälliger Rechnungen lag bei 8,14 Tagen, leicht über den 7,89 Tagen des Vorjahres. Das offene Forderungsvolumen je Schuldner sank auf 19.564 Euro, der durchschnittliche B2B-Rechnungswert von 1.960 auf 1.899 Euro.

Die wichtigere Zahl steckt in der Aufgliederung: Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten bekamen im Schnitt 35,51 Tage eingeräumt, gut drei Tage mehr als noch 2023. Kleinunternehmen erhielten dagegen nur 26,37 Tage. Wer verhandeln kann, verlängert; wer klein ist, zahlt schneller. Creditreform-Wirtschaftsforscher Patrik-Ludwig Hantzsch weist darauf hin, dass von längeren Fristen vor allem große, bonitätsstarke Abnehmer profitieren. Gleichzeitig meldet die Auswertung für das erste Halbjahr 2026 einen deutlichen Anstieg des Zahlungsverzugs bei kleinen und mittleren Kunden.

Für Ihren Betrieb heißt das: Ein pauschales Zahlungsziel für alle Kunden ist teuer. Sie subventionieren damit genau die Abnehmer, die ohnehin die längsten Fristen aushandeln, und geben denselben Spielraum an Kunden weiter, deren Ausfallrisiko steigt. Die folgende Anleitung führt Sie durch ein Konditionen-Audit, das an einem Arbeitstag machbar ist – vorausgesetzt, Sie kommen an Ihre Rechnungs- und Zahlungsdaten der letzten zwölf Monate.

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: erst messen, dann sortieren, dann rechtlich prüfen, dann kommunizieren, zuletzt im System hinterlegen. Wer mit Schritt vier beginnt, verhandelt ohne Zahlen.

Schritt 1: Zwei Werte je Kunde herausziehen – vereinbart und tatsächlich

Exportieren Sie aus Ihrer Buchhaltung alle bezahlten Ausgangsrechnungen vom 1. August 2025 bis 31. Juli 2026 mit Rechnungsdatum, Zahlungsdatum, Bruttobetrag und Kundennummer. In Lexware Office finden Sie diese Angaben in der Rechnungsübersicht mit Zahlungsstatus; ein CSV-Export reicht, eine Tabellenkalkulation genügt zur Auswertung.

Berechnen Sie je Rechnung die tatsächliche Zahldauer als Differenz zwischen Zahlungs- und Rechnungsdatum. Bilden Sie daraus je Kunde den Mittelwert und stellen Sie ihm das vertraglich vereinbarte Zahlungsziel gegenüber. Die Differenz ist Ihre Verzugsspanne. Ein Kunde mit 14 Tagen Ziel, der im Mittel nach 33 Tagen zahlt, kostet Sie 19 Tage Kapitalbindung – unabhängig davon, ob Sie ihn je gemahnt haben.

Rechnen Sie das in Euro um, sonst bleibt die Diskussion abstrakt. Bei 500.000 Euro Jahresumsatz mit einem Kunden entspricht ein Tag Zahldauer rund 1.370 Euro gebundenem Kapital. Die 8,14 Tage durchschnittlicher Verzug aus dem Zahlungsindikator sind bei dieser Größenordnung etwa 11.000 Euro, die dauerhaft im Kundenkonto liegen. Notieren Sie die Summe je Kunde in einer zusätzlichen Spalte – diese Zahl brauchen Sie in Schritt vier.

Schritt 2: Vier Gruppen bilden und je Gruppe ein Ziel festlegen

Sortieren Sie die Kundenliste nach Jahresumsatz absteigend und markieren Sie die Kunden, die zusammen 80 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen. Tragen Sie daneben die durchschnittliche Zahldauer ein. Daraus ergeben sich vier Gruppen: hoher Umsatz und pünktlich, hoher Umsatz und langsam, kleiner Umsatz und pünktlich, kleiner Umsatz und langsam.

Gruppe eins bekommt Ihr längstes Zahlungsziel, gern 30 Tage netto, gegebenenfalls mit Skontoangebot. Gruppe zwei ist der eigentliche Verhandlungsfall: Hier ändern Sie nicht das Ziel, sondern die Zahlungsstruktur – Abschlagszahlung bei Auftragserteilung, Teilrechnung nach Leistungsfortschritt, kürzere Rechnungsintervalle. Gruppe drei kann bei 14 Tagen bleiben. Gruppe vier stellen Sie auf Vorkasse oder Zahlung bei Lieferung um; bei kleinen Beträgen ist der Aufwand für Mahnung, Inkasso und Ausfallrisiko höher als der Deckungsbeitrag.

Legen Sie je Gruppe genau ein Zahlungsziel fest und schreiben Sie es auf. Mehr als drei unterschiedliche Ziele im Kundenstamm sind in der Praxis nicht mehr sauber steuerbar, weil jede Ausnahme eigene Mahnfristen, eigene Textbausteine und eine eigene Kontrolle nach sich zieht. Setzen Sie zusätzlich eine Betragsgrenze fest, ab der Sie grundsätzlich eine Anzahlung verlangen – etwa 5.000 Euro netto bei Neukunden ohne Zahlungshistorie.

Schritt 3: Rechtsrahmen abgleichen, bevor Sie etwas versprechen

Ohne Vereinbarung ist eine Rechnung nach § 271 BGB sofort fällig. Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB) – gegenüber Verbrauchern allerdings nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben. Im B2B-Geschäft brauchen Sie für diesen Automatismus keine Mahnung, wohl aber den Nachweis, wann die Rechnung zugegangen ist.

Nach oben gibt es Grenzen: Eine Zahlungsfrist von mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung ist nach § 271a Abs. 1 BGB nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und gegenüber Ihren Belangen nicht grob unbillig ist. Ist Ihr Kunde ein öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB, sind mehr als 30 Tage nur bei ausdrücklicher und sachlich gerechtfertigter Vereinbarung zulässig. Vereinbarte Überprüfungs- oder Abnahmefristen dürfen 30 Tage grundsätzlich nicht überschreiten. Wenn ein Großkunde Ihnen 75 Tage in seinen Einkaufsbedingungen diktiert, ist das kein unabänderliches Faktum, sondern eine angreifbare Klausel.

Prüfen Sie im selben Durchgang Ihre Verzugsfolgen: Der Verzugszins im B2B liegt bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB), bei einem Basiszinssatz von 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026 also bei 10,52 Prozent. Dazu kommt die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB je Forderung. Beides gilt kraft Gesetzes, muss aber in Ihren Rechnungstexten korrekt benannt sein, damit Ihre Sachbearbeitung es später auch ansetzt.

Schritt 4: Neue Konditionen mit Stichtag einführen

Bestehende Verträge können Sie nicht einseitig verkürzen. Setzen Sie deshalb einen Stichtag für alle neuen Angebote und Aufträge – etwa den 1. Oktober 2026 – und ändern Sie zu diesem Datum Angebotsvorlagen, Auftragsbestätigungen und Ihre AGB. Bei Rahmenverträgen mit Kündigungs- oder Änderungsklausel prüfen Sie die Frist und schreiben rechtzeitig an; bei Daueraufträgen ohne solche Klausel verhandeln Sie zur nächsten Preisanpassung mit.

Die Ansprache an Kunden der Gruppe zwei gehört ans Telefon, nicht in ein Rundschreiben. Eine sachliche Version: Sie nennen die durchschnittliche Zahldauer der letzten zwölf Monate, den daraus resultierenden Betrag in Euro und machen zwei Vorschläge – 30 Tage netto bei Zahlung per Lastschrift oder 14 Tage mit zwei Prozent Skonto. Wer nach der dritten Erinnerung im Quartal weiterhin bei 45 Tagen liegt, bekommt die Umstellung auf Teilrechnungen. Halten Sie das Ergebnis jedes Gesprächs schriftlich fest, sonst gilt im Streitfall das alte Ziel.

Rechnen Sie vor dem Gespräch aus, was Ihnen ein Nachlass wert ist. Zwei Prozent Skonto für 20 Tage frühere Zahlung entsprechen einem Jahreszins von rund 36 Prozent. Für Kunden mit sehr großem Umsatzanteil kann sich das trotzdem lohnen, für Kleinkunden fast nie – dort ist das kürzere Ziel das bessere Instrument.

Schritt 5: Im System hinterlegen und nach 30 Tagen nachmessen

Ein neues Zahlungsziel wirkt erst, wenn es je Debitor im Stammdatensatz steht und nicht bei jeder Rechnung neu getippt wird. Hinterlegen Sie in Lexware Office die Zahlungsbedingung pro Kunde und kontrollieren Sie an fünf Stichproben, dass der richtige Text auf der Rechnung erscheint. Passen Sie im gleichen Zug Ihre Mahnstufen an: Wenn ein Kunde von 30 auf 14 Tage wechselt, muss die erste Erinnerung entsprechend früher greifen, sonst verschenken Sie den gewonnenen Vorlauf wieder. Genau an dieser Stelle rechnet sich eine Lösung wie RechnungsAssistent, die die Fristen je Kunde automatisch nachzieht, statt sie in einer Wiedervorlageliste zu führen.

Setzen Sie sich einen Termin 30 Tage nach dem Stichtag und werten Sie erneut aus: durchschnittliche Zahldauer je Gruppe, Anteil der Rechnungen, die innerhalb des vereinbarten Ziels bezahlt wurden, und Zahl der Kunden, die widersprochen haben. Zwei Größen sollten sich bewegen – die Zahldauer der Gruppe zwei und der Anteil offener Beträge über 30 Tage. Passiert bei einem Kunden nach zwei Quartalen nichts, war die Vereinbarung nur ein Gesprächsergebnis und keine Konditionsänderung.

Wiederholen Sie das Audit halbjährlich, sinnvollerweise kurz nach den Creditreform-Veröffentlichungen im Februar und August, weil Sie dann Ihre eigenen Werte gegen den Marktdurchschnitt halten können. Der nächste Zahlungsindikator erscheint laut Creditreform im Februar 2027.