Forderung abschreiben und Umsatzsteuer zurückholen: Die Oktober-Routine in sieben Schritten

Der Anlass und Schritt 1: die OP-Liste zum 30. September sortieren

Das Statistische Bundesamt hat am 11. September 2026 gemeldet, dass die Amtsgerichte im Juni 2026 insgesamt 2.266 beantragte Unternehmensinsolvenzen registriert haben – 15,8 Prozent mehr als im Juni 2025. Im ersten Halbjahr 2026 lag die Zahl der Unternehmensinsolvenzen 6,7 Prozent über dem Vorjahreszeitraum. Für Ihre Buchhaltung bedeutet das nüchtern: In der Liste der offenen Posten, die Sie jetzt zum Quartalsende ziehen, stehen mit hoher Wahrscheinlichkeit Rechnungen, die nie bezahlt werden. Das Geld ist weg – die Umsatzsteuer darauf aber nicht zwingend. Wer sie korrekt und rechtzeitig zurückholt, bekommt bei 19 Prozent rund 16 Prozent des Bruttobetrags vom Finanzamt wieder.

Beginnen Sie mit einer Offene-Posten-Liste zum Stichtag 30. September 2026, sortiert nach Überfälligkeitsalter in den Stufen 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90, 91 bis 180 und über 180 Tage. Alles über 90 Tage kommt auf einen gesonderten Ausdruck, das ist Ihr Arbeitsvorrat für diese Woche. Teilen Sie diese Posten in drei Körbe: A sind Fälle, die weiter aktiv betrieben werden, weil der Kunde erreichbar ist und zahlt, nur spät. B sind zweifelhafte Forderungen – Kontakt abgerissen, Teilzahlung geplatzt, Ratenzusage gebrochen. C sind Fälle mit konkretem Ausfallereignis: Insolvenzantrag, Abweisung mangels Masse, erfolglose Vollstreckung, Betrieb abgemeldet.

Notieren Sie je Posten Rechnungsnummer, Bruttobetrag, Steuersatz, Fälligkeitsdatum und das Datum des letzten belegbaren Kontakts. Diese fünf Angaben brauchen Sie in jedem der folgenden Schritte wieder – und genau an ihnen scheitert es später, wenn die Prüfung fragt, warum Sie in welchem Monat berichtigt haben.

Schritt 2 und 3: Uneinbringlichkeit feststellen und den Zeitpunkt belegen

Prüfen Sie für jeden Posten aus Korb B und C den aktuellen Status, und zwar an einem Tag und in einem Rutsch. Abfrage im Portal der Insolvenzbekanntmachungen der Länder nach Firma und Ort, Blick ins Handelsregister auf Löschung oder Liquidation, Rücklauf aus dem eigenen Mahnlauf, Protokoll des Gerichtsvollziehers, Eintrag im Schuldnerverzeichnis nach abgegebener Vermögensauskunft. Jedes Ergebnis speichern Sie als PDF mit Abfragedatum beim Vorgang ab. Das ist kein Formalismus: Buchungsbelege müssen nach den GoBD nachvollziehbar und unveränderbar abgelegt sein, und für Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz die auf acht Jahre verkürzte Aufbewahrungsfrist. Ein Screenshot ohne Datum trägt in drei Jahren nichts mehr.

Umsatzsteuerlich wird eine Forderung uneinbringlich, wenn Sie bei objektiver Betrachtung auf absehbare Zeit nicht mit der Zahlung rechnen können. Eindeutig ist das bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens und bei Abweisung mangels Masse. Ebenso eindeutig ist der Fall, wenn der Kunde die Forderung substantiiert bestreitet oder wenn die Zwangsvollstreckung fruchtlos geblieben ist. Reiner Zeitablauf allein genügt nicht – sechs Monate Schweigen sind ein Indiz, kein Beleg. Tragfähig wird die Begründung aus der Kombination: dokumentierte Mahnhistorie, erfolgloser Zustellversuch oder Vollstreckungsversuch, keine Reaktion auf die letzte Fristsetzung.

Halten Sie je Fall ein konkretes Datum der Uneinbringlichkeit fest, etwa den Tag des Eröffnungsbeschlusses oder des Vollstreckungsprotokolls. Dieses Datum bestimmt den Voranmeldungszeitraum der Berichtigung. Sie dürfen die Korrektur nicht in einen späteren Monat schieben, weil es gerade besser in die Liquiditätsplanung passt, und auch nicht vorziehen.

Schritt 4: Umsatzsteuer korrigieren – Beträge, Zeilen, Termine

Rechtsgrundlage ist § 17 Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit Absatz 2 Nummer 1 UStG. Betroffen sind Sie nur, wenn Sie der Sollversteuerung unterliegen, also die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung abgeführt haben. Wer nach § 20 UStG die Ist-Versteuerung anwendet – möglich bis zu einem Gesamtumsatz von 800.000 Euro im Vorjahr – schuldet die Steuer erst mit Vereinnahmung und hat bei einem Ausfall nichts zu berichtigen. Prüfen Sie diesen Punkt einmal grundsätzlich, bevor Sie Einzelfälle rechnen.

Die Rechnung selbst ist simpel: Aus einer Bruttoforderung von 11.900 Euro mit 19 Prozent ergeben sich 1.900 Euro Umsatzsteuer und 10.000 Euro Nettöntgelt. Sie mindern die Bemessungsgrundlage um die 10.000 Euro in derselben Zeile der Voranmeldung, in der Sie den Umsatz ursprünglich angemeldet haben, bei 19 Prozent also in Kennzahl 81. Die Steuer von 1.900 Euro mindert Ihre Zahllast im betreffenden Zeitraum. Eine Rechnungskorrektur an den Kunden ist dafür nicht nötig und auch nicht sinnvoll – die zivilrechtliche Forderung bleibt in voller Höhe bestehen.

Die Termine für dieses Quartal: Monatszahler melden September bis zum 10. Oktober 2026, der auf einen Samstag fällt, womit sich die Frist auf Montag, den 12. Oktober 2026 verschiebt. Quartalszahler melden das dritte Quartal bis zum 10. November 2026. Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich beides um je einen Monat. Wer die Berichtigung in der Oktoberwoche nicht fertig bekommt, bucht sie sauber in den Oktober und meldet sie im November – das ist korrekter als eine nachträglich korrigierte September-Anmeldung.

Schritt 5: Wertberichtigung in Buchhaltung und Abschluss

Trennen Sie buchhalterisch zwischen zweifelhaft und uneinbringlich. Zweifelhafte Forderungen aus Korb B buchen Sie auf ein eigenes Konto um, damit sie in der OP-Liste und in der Auswertung sichtbar bleiben. Bewertet wird dabei immer der Nettobetrag, denn die Umsatzsteuer haben Sie bereits über Schritt 4 zurückgeholt oder holen sie noch zurück. Handelsrechtlich greift für Forderungen im Umlaufvermögen das strenge Niederstwertprinzip nach § 253 Absatz 4 HGB, steuerlich kommt eine Teilwertabschreibung nach § 6 Absatz 1 Nummer 2 EStG nur bei voraussichtlich dauernder Wertminderung in Betracht. Endgültig uneinbringliche Posten aus Korb C werden ausgebucht.

Für das Restrisiko im gesunden Bestand ist die Pauschalwertberichtigung zum 31. Dezember 2026 der richtige Ort. Leiten Sie den Satz aus Ihren eigenen Zahlen her, statt eine Prozentzahl aus dem Internet zu übernehmen: tatsächliche Forderungsausfälle der letzten drei Geschäftsjahre, geteilt durch den Nettoumsatz derselben Jahre. Diese Herleitung legen Sie als einseitige Notiz zu den Abschlussunterlagen. Damit haben Sie bei Rückfragen eine Grundlage, die über den Satz hinausgeht, dass man das immer so gemacht habe. Den konkreten Ansatz stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab, bevor der Abschluss steht – im Oktober geht das, im Februar wird es hektisch.

Schritt 6 und 7: Restchancen sichern und Wiedervorlage setzen

Abgeschrieben heißt nicht aufgegeben. Bei eröffnetem Insolvenzverfahren melden Sie die Forderung nach § 174 InsO beim Verwalter zur Tabelle an, und zwar mit dem Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer – die steuerliche Berichtigung ändert an der Höhe Ihrer zivilrechtlichen Forderung nichts. Die Anmeldefrist steht im Eröffnungsbeschluss; eine verspätete Anmeldung bleibt nach § 177 InsO möglich, kann aber einen Kostenbeitrag auslösen. Die Anmeldung hemmt zugleich die Verjährung nach § 204 Absatz 1 Nummer 10 BGB. Legen Sie Lieferschein, Auftragsbestätigung und Rechnung als Anlagen bei, sonst bestreitet der Verwalter die Forderung und Sie arbeiten zweimal.

Ohne Insolvenzverfahren prüfen Sie, ob sich ein Titel lohnt. Ein Vollstreckungsbescheid verjährt erst nach 30 Jahren (§ 197 Absatz 1 Nummer 3 BGB) und verzinst sich weiter – bei einem Basiszinssatz von 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026 sind das im B2B-Geschäft 10,52 Prozent pro Jahr nach § 288 Absatz 2 BGB. Bei einem Schuldner, der heute nichts hat, aber in zwei Jahren wieder wirtschaftet, ist der Titel oft die einzige Chance. Nehmen Sie diese Kunden gleichzeitig aus dem automatischen Mahnlauf, damit nicht weiter Erinnerungen an eine abgeschriebene Adresse gehen; in RechnungsAssistent setzen Sie den Kunden dafür auf manuelle Freigabe.

Setzen Sie zum Abschluss zwei Wiedervorlagen je Fall: eine nach sechs Monaten für den Sachstand, eine nach zwölf Monaten für die Frage, ob der Verwalter eine Abschlagsverteilung angekündigt hat. Wichtig für die Steuer: Geht später eine Quote ein, wird der vereinnahmte Anteil im Zeitraum des Geldeingangs wieder versteuert. Bei 7 Prozent Quote auf 11.900 Euro sind das 833 Euro brutto, davon 133 Euro Umsatzsteuer. Wer diesen Schritt vergisst, produziert genau die Differenz, die eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung zuverlässig findet.

Der Oktober-Plan mit Tagen

Montag, 5. Oktober: OP-Liste zum 30. September ziehen, Posten über 90 Tage ausdrucken, Körbe A, B und C bilden. Dienstag, 6. Oktober: Statusabfragen für Korb B und C an einem Stück erledigen und als PDF ablegen. Mittwoch, 7. Oktober: Datum der Uneinbringlichkeit je Fall festlegen, Berichtigungsbeträge je Steuersatz in einer Tabelle zusammenstellen. Donnerstag, 8. Oktober: Umbuchungen und Ausbuchungen vornehmen, Belegtexte mit Fallbezug versehen. Freitag, 9. Oktober: Forderungsanmeldungen an die Verwalter raus, Mahnsperren setzen, Wiedervorlagen anlegen.

Bis Montag, 12. Oktober geht die September-Voranmeldung mit der geminderten Bemessungsgrundlage heraus, Quartalszahler haben bis zum 10. November 2026 Zeit. Danach steht ein Termin mit der Steuerkanzlei im Kalender, Thema Pauschalwertberichtigung zum 31. Dezember 2026 und Behandlung der Zweifelsfälle aus Korb B. Rechnen Sie für einen Bestand von 300 bis 500 offenen Posten mit insgesamt sechs bis acht Arbeitsstunden. Bei fünf ausgefallenen Rechnungen über zusammen 30.000 Euro brutto holen Sie allein an Umsatzsteuer rund 4.790 Euro zurück – ein Stundensatz, den kaum eine andere Aufgabe im Oktober erreicht.