Forderungsbestand zum 31. Dezember bewerten: Wertberichtigungen in sieben Schritten
Insolvenzen steigen: So bewerten Sie Ihren Forderungsbestand zum 31. Dezember - Einzel- und Pauschalwertberichtigung in sieben nachvollziehbaren Schritten.
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Warum die Bewertung jetzt gehört und nicht ins Frühjahr
Das Statistische Bundesamt hat am 9. Oktober 2026 gemeldet, dass die Amtsgerichte im Juli 2026 genau 2.373 beantragte Unternehmensinsolvenzen registriert haben - 8,0 Prozent mehr als im Juli 2025. Von Januar bis Juli 2026 waren es 15.185 Verfahren und damit 6,9 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum; die Gläubigerforderungen aus diesen Verfahren beziffern die Gerichte auf rund 21,9 Milliarden Euro. Anfang November hat der Verband Insolvenzverwalter und Sachwalter Deutschlands anlässlich seines Kongresses erneut auf die steigende Zahl der Verfahren hingewiesen. Für Ihren Jahresabschluss heißt das: Die Wahrscheinlichkeit, dass unter Ihren offenen Posten mindestens eine Forderung steckt, die am 31. Dezember nicht mehr voll werthaltig ist, war selten so hoch.
Die Bewertung richtet sich nach den Verhältnissen am Bilanzstichtag. Forderungen gehören zum Umlaufvermögen und unterliegen dem strengen Niederstwertprinzip des § 253 Abs. 4 HGB: Liegt der beizulegende Wert am 31. Dezember unter dem Nennbetrag, müssen Sie abschreiben - ein Wahlrecht gibt es nicht. Bewertet wird einzeln (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB), und zwar unter Berücksichtigung aller Erkenntnisse, die Ihnen bis zur Aufstellung des Abschlusses zugehen und die Verhältnisse am Stichtag erhellen (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Erfährt Ihre Buchhaltung also im Februar, dass über einen Kunden im Januar ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde, weil er schon im November zahlungsunfähig war, ist das wertaufhellend und wirkt zurück auf den 31. Dezember.
Genau deshalb beginnt die Arbeit im November und nicht im März. Wer die Unterlagen erst zusammensucht, wenn der Steuerberater den Abschluss aufstellt, hat die Chance verpasst, bis Jahresende noch zu mahnen, zu titulieren oder eine Ratenvereinbarung zu schließen - und muss dieselben Forderungen dann in der Bilanz abwerten.
Schritt 1 und 2: Stichtagsnahe OP-Liste ziehen und nach Alter klassifizieren
Schritt 1: Ziehen Sie eine Offene-Posten-Liste mit Stichtag und Fälligkeitsdatum je Rechnung, nicht nur mit dem Rechnungsdatum. Exportieren Sie sie als Datei und archivieren Sie den Export - diese Liste ist später die Grundlage Ihrer Bewertung und muss nachvollziehbar bleiben. Nehmen Sie zusätzlich eine zweite Spalte mit dem Nettobetrag auf; Sie werden sie in Schritt 3 brauchen. Rechnen Sie Anzahlungen, Gutschriften und Teilzahlungen heraus, bevor Sie weiterarbeiten, sonst bewerten Sie Beträge, die es gar nicht mehr gibt.
Schritt 2: Bilden Sie vier Altersklassen - nicht überfällig, 1 bis 30 Tage, 31 bis 90 Tage und über 90 Tage überfällig. Alles jenseits der 90 Tage wandert in die Einzelprüfung, ebenso jede Forderung ab einem selbst gesetzten Schwellenwert, etwa 5.000 Euro, unabhängig vom Alter. Zu jeder Position in der Einzelprüfung notieren Sie drei Dinge: Datum der letzten Mahnung, Datum und Inhalt des letzten Kundenkontakts und den Status einer etwaigen Rechtsverfolgung. Wenn Ihr Mahnwesen die Historie je Rechnung automatisch mitschreibt - RechnungsAssistent protokolliert jede versendete Erinnerung und Mahnung mit Datum und Versandweg -, ist dieser Schritt eine Frage von Minuten statt eines halben Tages.
Für die Posten in der Klasse 31 bis 90 Tage entscheiden Sie jetzt, ob sich der Druck noch lohnt. Im B2B-Geschäft stehen Ihnen Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu (§ 288 Abs. 2 BGB) - bei einem Basiszinssatz von 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026 also 10,52 Prozent - zuzüglich der Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB. Diese Beträge gehören in die letzte Mahnung vor dem Jahreswechsel, nicht in eine Nachforderung im Februar.
Schritt 3: Einzelwertberichtigung rechnen - netto, die Umsatzsteuer läuft getrennt
Schritt 3: Die Einzelwertberichtigung bemisst sich immer am Nettobetrag der Forderung. Die Umsatzsteuer ist kein Teil des Ausfallrisikos im handelsrechtlichen Sinn, weil Sie sie über § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zurückholen, sobald das Entgelt uneinbringlich geworden ist. Rechnen Sie ein Beispiel durch: Ihr Bestand beträgt am 31. Dezember 486.000 Euro brutto. Ein Kunde mit 23.800 Euro brutto hat im Dezember Insolvenz angemeldet - Sie berichtigen den Nettobetrag von 20.000 Euro zu 100 Prozent und korrigieren die 3.800 Euro Umsatzsteuer in der Voranmeldung des Zeitraums, in dem die Uneinbringlichkeit eingetreten ist. Ein zweiter Kunde schuldet 11.900 Euro brutto, ist seit 120 Tagen überfällig, der Mahnbescheid ist zugestellt, Vollstreckung läuft noch nicht: Hier sind 50 Prozent auf den Nettobetrag von 10.000 Euro, also 5.000 Euro, eine Quote, die Sie begründen können.
Die Quote darf nicht aus dem Bauch kommen. Belastbar sind Stufen, die an beobachtbare Ereignisse gekoppelt sind: Insolvenzantrag oder Eröffnung des Verfahrens, erfolglose Zwangsvollstreckung, bestrittene Forderung ohne Titel, Kunde reagiert seit mehr als 90 Tagen nicht, Zahlungsvereinbarung wurde gebrochen. Legen Sie diese Stufen einmal schriftlich fest und wenden Sie sie auf alle Fälle gleich an. Steuerlich setzt eine Teilwertabschreibung nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG zusätzlich voraus, dass die Wertminderung voraussichtlich von Dauer ist - ein Kunde, der zwei Wochen zu spät zahlt und dann überweist, erfüllt das nicht.
Forderungen, die durch Sicherheiten gedeckt sind, bleiben außen vor: Bürgschaften, verlängerter Eigentumsvorbehalt an noch vorhandener Ware, Guthaben aus einer Warenkreditversicherung. Berichtigen Sie nur den ungedeckten Teil, sonst schreiben Sie Risiken ab, die Sie gar nicht tragen.
Schritt 4 und 5: Pauschalwertberichtigung aus der eigenen Ausfallhistorie ableiten
Schritt 4: Ziehen Sie die einzelwertberichtigten Forderungen aus dem Bestand heraus. Im Beispiel bleiben 450.300 Euro brutto übrig, netto 378.403 Euro. Auf diesen Rest entfällt die Pauschalwertberichtigung, denn auch in einem scheinbar einwandfreien Bestand steckt erfahrungsgemäß ein allgemeines Kredit- und Skontorisiko.
Schritt 5: Leiten Sie den Satz aus Ihren eigenen Zahlen her, nicht aus einer Faustregel. Summieren Sie die tatsächlichen Forderungsausfälle der letzten fünf Jahre und setzen Sie sie ins Verhältnis zu den Nettoumsatzerlösen desselben Zeitraums. Wer zwischen 2021 und 2025 bei 5,6 Millionen Euro Nettoumsatz 67.200 Euro abgeschrieben hat, landet bei 1,2 Prozent. Auf 378.403 Euro ergibt das eine Pauschalwertberichtigung von 4.541 Euro. Zusammen mit den Einzelwertberichtigungen von 25.000 Euro stehen damit 29.541 Euro Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung - ein Betrag, der eine Erklärung verträgt, aber eben auch eine hat.
Die pauschale Ein-Prozent-Regel ohne jeden Beleg ist das, was in Betriebsprüfungen regelmäßig gestrichen wird. Umgekehrt akzeptiert die Finanzverwaltung Sätze, die über ein Prozent hinausgehen, wenn Ihre Historie sie trägt. Ein Betrieb mit zwei Ausfällen im Baugewerbe und einer Quote von 2,3 Prozent muss sich nicht an einem Branchendurchschnitt orientieren, sondern an sich selbst. Denken Sie daran, erwartete Skontoabzüge auf noch nicht fällige Rechnungen in die Pauschale einzubeziehen, wenn Ihr Kundenstamm Skonto regelmäßig zieht.
Schritt 6: So dokumentieren Sie die Bewertung prüfungsfest
Schritt 6: Legen Sie für den Abschluss eine Mappe an - digital genügt - mit vier Bestandteilen. Erstens der Stichtagsexport der OP-Liste im Original. Zweitens eine Tabelle der einzelwertberichtigten Forderungen mit Kunde, Rechnungsnummer, Nettobetrag, angesetzter Quote und dem auslösenden Ereignis samt Datum. Drittens die Belege zu diesen Ereignissen: Insolvenzbekanntmachung, Zustellungsnachweis des Mahnbescheids, Rücklaufschreiben des Gerichtsvollziehers, E-Mail des Kunden mit der Zahlungsverweigerung. Viertens die Herleitung Ihrer Pauschalquote mit den Zahlen der letzten fünf Jahre.
Halten Sie außerdem fest, bis wann Sie Zahlungseingänge berücksichtigt haben. Alles, was zwischen dem 1. Januar und dem Tag der Bilanzaufstellung eingeht, kann wertaufhellend sein und mindert die Berichtigung. Kapitalgesellschaften haben für die Aufstellung drei Monate Zeit, kleine Gesellschaften nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB sechs Monate - setzen Sie den Stichtag für Ihre Wertaufhellung bewusst und notieren Sie ihn, sonst diskutieren Sie später über Zufälle.
Noch ein Punkt, der in der Praxis Ärger macht: Eine Wertberichtigung ist ein reiner Bilanzvorgang. Sie verzichten damit nicht auf die Forderung, und Sie dürfen sie nicht aus dem Debitorenkonto löschen. Die Forderung bleibt in voller Höhe bestehen, wird weiter gemahnt und weiter verzinst.
Schritt 7: Der Fahrplan für die nächsten sechs Wochen
Setzen Sie sich vier feste Termine in den Kalender. Bis zum 1. Dezember: Einzelprüfung aller Posten über 90 Tage abschließen und entscheiden, welche davon noch in diesem Jahr eine letzte Mahnung mit Fristsetzung bekommen. Bis zum 12. Dezember: Mahnbescheidsanträge für Forderungen, die am 31. Dezember 2026 verjähren - also im Regelfall alle, die 2023 entstanden sind (§§ 195, 199 BGB) -, beim Mahngericht einreichen und den Gerichtskostenvorschuss sofort überweisen, damit die Zustellung noch als demnächst im Sinne des § 167 ZPO gilt und die Hemmung auf den Eingangstag zurückwirkt.
Bis zum 19. Dezember: Saldenbestätigungen an die zehn größten Debitoren verschicken. Eine schriftliche Bestätigung des Saldos ist nicht nur ein Prüfungsnachweis, sie bringt auch regelmäßig Differenzen ans Licht, die sonst im Februar in einer Reklamation enden. In der ersten Januarwoche: Stichtagsexport ziehen, bevor die ersten Januar-Buchungen die Liste verändern. Wer diesen Export vergisst, rekonstruiert den 31. Dezember im März mühsam aus Kontoauszügen.
Parallel dazu lohnt ein Blick auf die Gegenrichtung: Wenn ein Kunde Ihnen eine Rate für Januar zugesagt hat, holen Sie die Zusage schriftlich ein. Ein Anerkenntnis nach § 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB lässt die Verjährung neu beginnen, und es ist zugleich das beste Argument dafür, die Forderung am Stichtag nicht vollständig abzuschreiben.
Häufige Fragen
Darf ich die Umsatzsteuer in die Einzelwertberichtigung einrechnen?
Nein. Berichtigt wird der Nettobetrag. Die Umsatzsteuer holen Sie separat über § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zurück, sobald das Entgelt uneinbringlich ist - bei einer Insolvenz spätestens mit Verfahrenseröffnung, bei bestrittenen Forderungen bereits dann, wenn der Kunde die Zahlung ernsthaft und dauerhaft verweigert. Die Korrektur gehört in die Voranmeldung des Zeitraums, in dem die Uneinbringlichkeit eingetreten ist, nicht rückwirkend in die ursprüngliche Anmeldung.
Reicht pauschal ein Prozent als Pauschalwertberichtigung?
Ein Prozent ohne Begründung ist der Satz, der in Betriebsprüfungen am häufigsten gestrichen wird. Belastbar wird die Quote erst, wenn Sie sie aus Ihren eigenen Ausfällen der letzten drei bis fünf Jahre im Verhältnis zu den Nettoumsatzerlösen herleiten und die Rechnung dokumentieren. Liegt Ihre tatsächliche Quote bei 2,3 Prozent, dürfen Sie auch 2,3 Prozent ansetzen.
Der Kunde zahlt im Februar doch noch - was passiert dann mit der Wertberichtigung?
Geht die Zahlung vor der Aufstellung des Jahresabschlusses ein und betrifft sie Verhältnisse, die am Stichtag bereits bestanden, ist das eine wertaufhellende Information: Sie reduzieren die Berichtigung entsprechend. Ist der Abschluss bereits aufgestellt, bleibt die Bewertung stehen und der Eingang wird im Folgejahr ertragswirksam durch Auflösung der Wertberichtigung erfasst.
Muss ich eine wertberichtigte Forderung weiter mahnen?
Ja. Die Wertberichtigung ändert nichts am Bestand der Forderung, sie bewertet sie nur vorsichtiger. Mahnlauf, Verzugszinsen und Verjährungsfristen laufen unverändert weiter. Wer die Forderung aus dem Mahnlauf nimmt, riskiert, dass sie verjährt - und verliert damit genau den Teil, der vielleicht doch noch eingegangen wäre.