Verjährungs-Check im September: Welche Forderungen am 31. Dezember 2026 verfallen — und wie Sie sie noch sichern
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Altforderungen aus 2023 finden, bewerten und vor dem 31.12.2026 hemmen — mit Terminplan, Kosten und Fristen.
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Warum der Stichtag jetzt auf den Tisch gehört
Die Creditreform Wirtschaftsforschung hat am 23. Juni 2026 gemeldet, dass die Zahl der Unternehmensinsolvenzen im ersten Halbjahr 2026 um 7,8 Prozent auf rund 12.900 Fälle gestiegen ist — der höchste Halbjahreswert seit 2013. Die Schadensumme beziffert die Studie auf rund 28,5 Milliarden Euro, betroffen waren etwa 165.000 Arbeitsplätze. Das Statistische Bundesamt hat im August für den Mai 2026 zwar 1.995 beantragte Unternehmensinsolvenzen und damit ein Minus von 2,0 Prozent gegenüber dem Vorjahresmonat gemeldet, für Januar bis Mai 2026 bleibt aber ein Plus von 4,9 Prozent stehen. Für Sie heißt das: Der Anteil der Altforderungen, bei denen der Schuldner am Jahresende gar nicht mehr existiert, wächst. Wer erst im Dezember anfängt, seine Karteileichen zu sichten, kommt zu spät.
Der Grund für den Zeitdruck steht in § 195 und § 199 Absatz 1 BGB. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis hatten. Praktisch bedeutet das: Alles, was 2023 fällig geworden ist, verjährt mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Eine Rechnung vom 4. Februar 2023 und eine vom 22. Dezember 2023 haben denselben Stichtag. Ab dem 1. Januar 2027 kann der Kunde die Einrede der Verjährung erheben, und die Forderung ist faktisch wertlos — sie besteht zwar fort, aber Sie bekommen sie nicht mehr durchgesetzt.
Wichtig für die Planung: Der 31. Dezember 2026 ist ein Donnerstag, der 24. und der 31. sind bei vielen Gerichten Tage mit eingeschränktem Betrieb. Rechnen Sie also nicht mit der letzten Dezemberwoche, sondern mit dem 5. Dezember als realistischem Schlusspunkt.
Schritt 1 bis 3: Die Liste der gefährdeten Positionen ziehen
Schritt 1: Ziehen Sie aus Ihrer Buchhaltung eine offene-Posten-Liste zum Stichtag mit allen Debitorenpositionen, deren Fälligkeit vor dem 1. Januar 2024 liegt. Filtern Sie nicht nach Rechnungsdatum, sondern nach Fälligkeit — bei einer Rechnung vom 20. Dezember 2023 mit 30 Tagen Zahlungsziel entstand der Anspruch bereits mit der Leistung, entscheidend ist der Zeitpunkt der Entstehung im Jahr 2023. Im Zweifel nehmen Sie die Position mit auf die Liste, sortieren kostet später nur Minuten.
Schritt 2: Ergänzen Sie drei Fallgruppen, die in der OP-Liste typischerweise fehlen. Erstens Teilzahlungen und Restbeträge unter 100 Euro, die niemand mehr angefasst hat. Zweitens Werklohnforderungen, bei denen die Fälligkeit erst mit Abnahme und prüfbarer Schlussrechnung eingetreten ist (§ 641, § 650g Absatz 4 BGB) — hier kann der Fristbeginn ein Jahr später liegen als das Rechnungsdatum vermuten lässt, was Ihnen Luft verschafft. Drittens Schadenersatz- und Rückgriffsansprüche, die nie als Rechnung im System stehen, aber derselben Dreijahresfrist unterliegen.
Schritt 3: Streichen Sie alles, was bereits tituliert ist. Für rechtskräftig festgestellte Ansprüche und Vollstreckungsbescheide gilt nach § 197 Absatz 1 Nummer 3 BGB eine Frist von 30 Jahren. Wenn Sie 2023 einen Vollstreckungsbescheid erwirkt haben, besteht kein Handlungsbedarf zum Jahresende — allerdings sollten Sie prüfen, ob die Vollstreckung überhaupt noch betrieben wird. Übrig bleibt in einem Betrieb mit 1.000 bis 2.000 Rechnungen im Jahr erfahrungsgemäß eine Liste mit 5 bis 30 Positionen. Das ist an einem Vormittag zu schaffen.
Schritt 4: Jede Position in eine von vier Schubladen legen
Gehen Sie die Liste Position für Position durch und treffen Sie genau eine von vier Entscheidungen. Erstens: abschreiben. Das ist die richtige Wahl bei Beträgen, bei denen die Rechtsverfolgung teurer wird als der Ertrag, oder wenn der Schuldner nachweislich vermögenslos ist. Prüfen Sie vorher unter www.insolvenzbekanntmachungen.de, ob ein Verfahren läuft — in einem eröffneten Verfahren melden Sie die Forderung zur Tabelle an, statt einen Mahnbescheid zu beantragen. Die Feststellung zur Tabelle wirkt wie ein Titel und löst das Verjährungsproblem mit.
Zweitens: nachfassen. Bei Kunden, mit denen Sie weiter arbeiten, schreiben Sie eine letzte Zahlungsaufforderung mit einer Frist von 14 Tagen und einem konkreten Kalenderdatum. Wichtig ist die Nebenrechnung: Bei Verzug im B2B liegt der Zinssatz seit dem 1. Juli 2026 bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz von 1,52 Prozent, also 10,52 Prozent, dazu kommt die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Absatz 5 BGB. Bei einer Forderung von 4.800 Euro über drei Jahre sind das rund 1.400 Euro Zinsen. Beziffern Sie diesen Betrag im Schreiben, das erhöht die Bereitschaft, wenigstens einen Teil zu zahlen.
Drittens: verhandeln, aber dokumentiert. Verhandlungen hemmen die Verjährung nach § 203 BGB, und zwar bis drei Monate nach dem Ende der Verhandlungen. Das hilft Ihnen aber nur, wenn Sie beweisen können, dass verhandelt wurde. Halten Sie jedes Telefonat mit Datum, Gesprächspartner und Inhalt in einer Notiz fest und bestätigen Sie den Stand per E-Mail. Viertens: gerichtlich sichern. Das ist der Weg für alles, was werthaltig ist, wo aber keine Reaktion kommt.
Schritt 5: Hemmung auslösen — was wirkt und was nicht
Der teuerste Irrtum in diesem Zusammenhang: Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Auch die dritte, fett gedruckte, per Einschreiben verschickte Mahnung ändert am 31. Dezember 2026 nichts. Ebenso wenig eine Inkassoübergabe für sich genommen. Wirkung entfalten nach § 204 Absatz 1 BGB nur gerichtliche Schritte — vor allem die Zustellung des Mahnbescheids (Nummer 3) und die Klageerhebung (Nummer 1).
Der praktikable Weg für kleine Betriebe ist der Mahnbescheid über www.online-mahnantrag.de. Zuständig ist das zentrale Mahngericht Ihres Bundeslandes, die Gerichtskosten betragen nach Nummer 1100 des Kostenverzeichnisses zum GKG eine 0,5-Gebühr, mindestens jedoch 36 Euro. Bei 5.000 Euro Streitwert sind das 90,50 Euro. Entscheidend ist § 167 ZPO: Geht der Antrag noch 2026 beim Gericht ein und erfolgt die Zustellung „demnächst", wirkt die Hemmung auf den Eingangstag zurück. Voraussetzung ist, dass Sie den Kostenvorschuss unverzüglich zahlen und Monierungen des Gerichts sofort beantworten — wer den Vorschuss drei Wochen liegen lässt, verliert die Rückwirkung.
Es gibt einen zweiten, oft übersehenen Hebel: den Neubeginn nach § 212 Absatz 1 Nummer 1 BGB. Zahlt der Kunde eine Abschlagszahlung, stellt er eine Sicherheit oder erkennt er die Forderung in irgendeiner Form an, beginnt die dreijährige Frist komplett neu. Eine Überweisung von 200 Euro auf eine Altforderung im Oktober 2026 verschiebt den Stichtag auf den 31. Dezember 2029. Dasselbe leistet eine schriftliche Ratenzahlungsvereinbarung oder ein vom Kunden unterschriebener Verjährungsverzicht — Letzterer ist bei laufenden Geschäftsbeziehungen oft leichter zu bekommen als eine Zahlung und kostet nichts.
Schritt 6: Der Terminplan bis zum 5. Dezember
Setzen Sie sich fünf Termine in den Kalender, sonst rutscht die Sache ins Weihnachtsgeschäft. Bis zum 25. September: Liste ziehen und die vier Schubladen zuordnen. Bis zum 9. Oktober: Unterlagen zusammenstellen — Auftrag oder Bestellung, Lieferschein oder Abnahmeprotokoll, Rechnung, Mahnhistorie. Ohne diese Belege ist ein Widerspruch gegen den Mahnbescheid für Sie ein Problem, weil dann das streitige Verfahren beginnt und Sie darlegungspflichtig werden.
Bis zum 23. Oktober: letzte Zahlungsaufforderungen raus, mit Frist zum 6. November. Bis zum 13. November: Auswertung der Reaktionen und endgültige Entscheidung je Fall. Bis zum 5. Dezember: alle Mahnbescheidsanträge abgesetzt und Kostenvorschüsse überwiesen. Der Puffer von gut drei Wochen ist kein Luxus — Anträge werden regelmäßig wegen unzureichender Individualisierung des Anspruchs beanstandet, und die Korrektur muss noch 2026 durchlaufen.
Ein Hinweis zur Reihenfolge innerhalb des Dezembers: Arbeiten Sie die Liste nach Betragshöhe ab, nicht nach Alphabet oder Rechnungsnummer. Wenn Ihnen im Dezember Zeit fehlt, ist es wesentlich besser, drei Forderungen über 8.000 Euro gesichert zu haben als zwölf über 300 Euro.
Schritt 7: Damit 2027 kein neuer Altbestand entsteht
Der eigentliche Fehler ist nicht die versäumte Frist, sondern dass Forderungen überhaupt drei Jahre unbearbeitet liegen bleiben. Legen Sie deshalb zwei feste Kontrollpunkte an. Erstens eine monatliche Auswertung aller Posten, die älter als 90 Tage sind, mit einer Pflichtentscheidung je Position: Zahlungszusage, Ratenplan, gerichtlicher Schritt oder Ausbuchung. Zweitens einen jährlichen Verjährungslauf im September, der immer den Jahrgang betrifft, der zum kommenden 31. Dezember ausläuft — 2027 also alle Forderungen aus 2024.
Technisch braucht es dafür keine große Lösung, sondern eine verlässliche Wiedervorlage: Jede Rechnung bekommt beim Anlegen ein Fälligkeitsdatum, jede Mahnstufe ein festes Intervall, und jede Absprache mit dem Kunden ein Datum, an dem sie überprüft wird. Wenn Ihre Mahnläufe aus Lexware Office heraus automatisiert laufen — etwa über RechnungsAssistent — hängen Sie die Verjährungsauswertung an denselben Datenbestand an, statt eine zweite Excel-Liste zu pflegen, die niemand aktualisiert.
Halten Sie außerdem fest, was Sie im Dezember entschieden haben. Für jede abgeschriebene Forderung gehört eine kurze Notiz in die Akte: Betrag, Datum, Grund. Das brauchen Sie für die steuerliche Behandlung der Ausbuchung, und Sie brauchen es beim nächsten Gespräch mit der Bank, wenn erklärt werden soll, warum die Forderungslaufzeit gesunken ist.
Häufige Fragen
Hemmt eine Mahnung oder ein Einschreiben die Verjährung?
Nein. Weder eine Zahlungserinnerung noch die dritte Mahnung noch die Übergabe an ein Inkassobüro hemmen die Verjährung. Wirkung entfalten nach § 204 BGB im Wesentlichen die Zustellung eines Mahnbescheids, die Klageerhebung, die Anmeldung im Insolvenzverfahren sowie nach § 203 BGB laufende Verhandlungen. Zusätzlich lässt jede Abschlagszahlung oder jedes Anerkenntnis die Frist nach § 212 BGB komplett neu beginnen.
Reicht es, den Mahnbescheid am 30. Dezember zu beantragen?
Theoretisch ja, praktisch riskant. Nach § 167 ZPO wirkt die Hemmung auf den Eingang des Antrags zurück, wenn die Zustellung „demnächst" erfolgt. Das setzt voraus, dass Sie den Gerichtskostenvorschuss sofort zahlen und Rückfragen des Mahngerichts ohne Verzögerung beantworten. Wird der Antrag wegen eines Formfehlers beanstandet und Sie reagieren erst im Januar, kann die Rückwirkung entfallen. Planen Sie den 5. Dezember als Schlusstermin.
Gilt die Dreijahresfrist auch für Handwerker- und Bauleistungen?
Ja, es gilt die regelmäßige Frist von drei Jahren nach § 195 BGB. Der Unterschied liegt im Fristbeginn: Werklohn wird erst mit Abnahme und Zugang einer prüfbaren Schlussrechnung fällig (§ 641, § 650g Absatz 4 BGB). Eine Schlussrechnung aus dem Dezember 2023 zu einer Abnahme im Januar 2024 verjährt daher erst Ende 2027. Prüfen Sie im Zweifel das Abnahmeprotokoll, nicht das Rechnungsdatum.
Was passiert mit den Verzugszinsen, wenn die Hauptforderung verjährt?
Sie verjähren mit. Nach § 217 BGB verjähren Ansprüche auf Nebenleistungen — also Zinsen und die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Absatz 5 BGB — spätestens zusammen mit dem Hauptanspruch, auch wenn ihre eigene Frist noch nicht abgelaufen wäre. Bei einer Forderung über 4.800 Euro aus 2023 stehen damit zum Jahresende nicht nur der Rechnungsbetrag, sondern rund 1.400 Euro Zinsen zusätzlich auf dem Spiel.