Bevor die Mahnung kommt: 14 Vertrags- und Rechnungspunkte, die Ihre Forderung durchsetzbar machen
Checkliste: Welche Klauseln im Vertrag und welche Angaben auf der Rechnung darüber entscheiden, ob Sie Ihr Geld im Ernstfall wirklich bekommen.
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Der Anlass: leicht rückläufige Insolvenzzahlen ändern für den einzelnen Gläubiger nichts
Das Statistische Bundesamt hat Mitte August 2026 die Zahlen zu den Unternehmensinsolvenzen für Mai 2026 veröffentlicht: Die Zahl der beantragten Verfahren lag 2,0 Prozent unter dem Wert von Mai 2025. Nach den kräftigen Zuwächsen der Vormonate ist das ein Seitwärtssignal, keine Entwarnung. Für Ihr Unternehmen ist die Statistik ohnehin die falsche Bezugsgröße: Relevant ist nicht, ob bundesweit zwei Prozent mehr oder weniger Verfahren laufen, sondern ob ausgerechnet der Kunde mit der offenen 18.000-Euro-Rechnung dabei ist.
Und genau an diesem Punkt entscheidet nicht Ihr Mahnwesen, sondern Ihr Vertrag. Wer erst beim dritten Mahnschreiben merkt, dass das Zahlungsziel nie sauber vereinbart wurde, die Ware ohne Eigentumsvorbehalt geliefert und die Abnahme nie dokumentiert wurde, steht in der Insolvenztabelle ganz hinten. Die folgende Checkliste geht die Punkte durch, die vor der ersten Mahnung feststehen müssen. Jeder Punkt ist eine Ja/Nein-Prüfung an Ihren Musterverträgen, AGB und Rechnungsvorlagen.
Nehmen Sie sich dafür einen Standardauftrag der letzten vier Wochen und arbeiten Sie die Liste an diesem konkreten Fall ab. Abstrakte Prüfung an der AGB-Datei allein übersieht regelmässig, was in der Praxis tatsächlich verschickt wird.
Teil 1: Vertrag und AGB — zehn Prüfpunkte
Punkt 1, Zahlungsziel im zulässigen Rahmen: Vereinbarungen über mehr als 60 Tage sind zwischen Unternehmen nach § 271a BGB nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und für den Gläubiger nicht grob unbillig sind. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt grundsätzlich eine Grenze von 30 Tagen. Prüfen Sie, ob Ihnen ein Kunde per Bestellbedingungen still ein 90-Tage-Ziel untergeschoben hat. Antwort Ja oder Nein, keine Auslegung.
Punkt 2, Fälligkeit kalendermässig bestimmt: Steht im Vertrag ein nach dem Kalender bestimmbarer Termin, tritt Verzug nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ohne jede Mahnung ein. Fehlt er, greift § 286 Abs. 3 BGB erst 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang. Der Unterschied kostet Sie im Zweifel einen Monat Verzugszinsen.
Punkt 3, Abnahme- und Prüffristen begrenzt: Nach § 271a Abs. 3 BGB darf eine vereinbarte Überprüfungs- oder Abnahmefrist in der Regel 30 Tage nicht überschreiten. Kunden, die die Freigabe von Leistungsnachweisen unbefristet offenhalten, verschieben Ihre Fälligkeit faktisch ins Unendliche.
Punkt 4, Abschläge vereinbart: Bei Werkverträgen können Sie nach § 632a BGB Abschlagszahlungen für erbrachte Leistungen verlangen. Prüfen Sie, ob Ihr Vertrag Zahlungsstufen mit klaren Auslösern nennt. Drei Teilrechnungen über je 6.000 Euro sind im Insolvenzfall deutlich besser als eine Schlussrechnung über 18.000 Euro.
Punkt 5, Eigentumsvorbehalt vereinbart und dokumentiert: Der einfache Eigentumsvorbehalt nach § 449 BGB muss vor oder bei Vertragsschluss vereinbart sein, nicht erst auf dem Lieferschein. Bei weiterverarbeitender oder weiterverkaufender Kundschaft brauchen Sie den verlängerten Eigentumsvorbehalt mit Vorausabtretung, sonst geht die Sicherheit mit dem Weiterverkauf unter.
Punkt 6, Aufrechnungsklausel AGB-fest: Ein pauschales Aufrechnungsverbot ist unwirksam. Zulässig ist nur eine Klausel, die unbestrittene oder rechtskräftig festgestellte Gegenforderungen ausnimmt — § 309 Nr. 3 BGB. Eine zu weit gefasste Klausel fällt ersatzlos weg.
Punkt 7, Verzugspauschale nicht abbedungen: Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB fällt bei Entgeltforderungen im B2B automatisch an. Ein Ausschluss in AGB ist nach § 288 Abs. 6 BGB unwirksam. Prüfen Sie, ob Ihre eigene Vorlage die Pauschale versehentlich ausschliesst, weil sie aus einer Verbrauchervorlage kopiert wurde.
Punkt 8, Verzugszinssatz nicht kleingeschrieben: Der gesetzliche Satz liegt im B2B bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern bei fünf. Ein vertraglich niedrigerer Satz ist möglich, aber selten in Ihrem Interesse. Streichen Sie Klauseln, die pauschal auf vier Prozent lauten.
Punkt 9, Abtretbarkeit geklärt: Wenn Sie Factoring nutzen oder nutzen wollen, prüfen Sie Abtretungsverbote in den Einkaufsbedingungen Ihrer Kunden. Unter Kaufleuten ist die Abtretung einer Geldforderung nach § 354a HGB trotz Verbots wirksam — bei öffentlichen Auftraggebern und im Ausland gilt das nicht ohne Weiteres.
Punkt 10, Gerichtsstand vereinbart: Eine Gerichtsstandsvereinbarung nach § 38 ZPO ist im Wesentlichen nur unter Kaufleuten möglich. Sie spart im Streitfall Reisezeit und Anwaltskorrespondenz, ändert aber nichts an der Zuständigkeit des Mahngerichts am Wohnsitz des Antragstellers.
Teil 2: Rechnung und Nachweise — vier Prüfpunkte
Punkt 11, konkretes Fälligkeitsdatum statt Floskel: Auf der Rechnung gehört ein Datum, kein 'zahlbar sofort ohne Abzug'. Nur ein kalendermässig bestimmter Termin trägt den Verzugseintritt ohne Mahnung. Prüfen Sie zugleich, ob das Datum aus Ihrem System stammt oder händisch gesetzt wird — bei manueller Pflege weichen Rechnung und Mahnlauf regelmässig voneinander ab. Wenn Sie Zahlungserinnerungen automatisiert versenden, etwa über RechnungsAssistent im Zusammenspiel mit Lexware Office, muss das Fälligkeitsdatum ohnehin sauber im Datensatz stehen, sonst läuft die Stufenlogik ins Leere.
Punkt 12, Schuldner exakt bezeichnet: Firmierung, Rechtsform und Handelsregisternummer müssen mit dem Registerauszug übereinstimmen. Eine Rechnung an 'Müller Bau' statt an die 'Müller Bau Verwaltungs GmbH' kostet Sie im Mahnbescheidsverfahren eine Zurückweisung und im Insolvenzverfahren die Anmeldefrist. Gleichen Sie bei Neukunden ab 5.000 Euro Auftragsvolumen einmalig mit dem Handelsregister ab.
Punkt 13, Leistung nachweisbar: Lieferschein mit Empfängerunterschrift, Abnahmeprotokoll, Stundennachweis oder Freigabemail — irgendein Dokument muss belegen, dass die Leistung angekommen und unbeanstandet geblieben ist. Ohne Nachweis reicht ein pauschales Bestreiten des Kunden, um Ihre Forderung im Prozess wackeln zu lassen. Legen Sie den Nachweis in derselben Ablage wie die Rechnung ab, nicht im Projektordner.
Punkt 14, Verjährung im Blick: Die Regelverjährung beträgt drei Jahre und beginnt nach § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Alles, was 2023 fällig wurde, verjährt am 31. Dezember 2026. Ziehen Sie jetzt eine Liste aller offenen Posten mit Rechnungsdatum bis 31. Dezember 2023 und entscheiden Sie bis Ende Oktober, ob Sie einen Mahnbescheid beantragen — der hemmt die Verjährung, die letzte Mahnung tut das nicht.
Sonderfall Ratenzahlung: Was im Insolvenzfall gegen Sie verwendet werden kann
Wenn ein Kunde um Ratenzahlung bittet, entsteht ein zweites Risiko neben dem Ausfall: die Insolvenzanfechtung. Zahlungen, die Sie in Kenntnis der Zahlungsunfähigkeit Ihres Kunden entgegennehmen, kann ein Insolvenzverwalter unter den Voraussetzungen der §§ 129 ff. InsO zurückfordern. Für Deckungshandlungen in den letzten drei Monaten vor Antragstellung greifen §§ 130, 131 InsO, für die Vorsatzanfechtung nach § 133 InsO gilt seit der Reform von 2017 bei kongrünten Deckungen ein Zeitraum von vier Jahren.
Praktische Konsequenz: Dokumentieren Sie, warum Sie die Ratenzahlung als normale kaufmännische Vereinbarung eingeschätzt haben. Eine Ratenbitte allein ist kein Beweis für Kenntnis der Zahlungsunfähigkeit — Formulierungen des Kunden wie 'wir sind zahlungsunfähig' oder 'wir können unsere Löhne nicht zahlen' dagegen schon. Nehmen Sie solche Sätze nicht in Ihre Aktennotiz auf, ohne die Konsequenz zu kennen, und fordern Sie im Zweifel Sicherheiten statt längerer Raten.
Zweite Konsequenz: Vereinbaren Sie Ratenpläne immer mit Verfallklausel — bleibt eine Rate aus, wird der Restbetrag sofort fällig. Ohne diese Klausel müssen Sie jede einzelne Rate separat anmahnen und verlieren Monate.
Reihenfolge der Umsetzung
Beginnen Sie nicht bei den AGB, sondern bei der Rechnungsvorlage. Die Punkte 11 bis 14 lassen sich in einem Nachmittag umsetzen und wirken auf jede Rechnung ab morgen. Die Vertragspunkte 1 bis 10 brauchen eine juristische Durchsicht und im B2B oft eine Verhandlung mit dem Kunden — planen Sie dafür einen Quartalszyklus.
Priorisieren Sie bei den Bestandsverträgen nach Volumen, nicht nach Alter: Die fünf Kunden mit dem höchsten offenen Saldo bestimmen Ihr Ausfallrisiko. Bei diesen fünf prüfen Sie zürst Eigentumsvorbehalt, Zahlungsziel und Leistungsnachweis. Der Rest folgt bei der nächsten Vertragsverlängerung.
Halten Sie das Ergebnis in einer Spalte im Kundenstamm fest — etwa 'Vertragsprüfung 08/2026: EV ja, Ziel 30 Tage, Nachweis Lieferschein'. Diese Information brauchen Sie in dem Moment, in dem ein Insolvenzverwalter anruft, und nicht drei Tage später.
Häufige Fragen
Reicht ein Eigentumsvorbehalt auf dem Lieferschein?
Nein. Der Eigentumsvorbehalt muss Bestandteil des Kaufvertrags sein, also spätestens bei Vertragsschluss vereinbart werden. Ein erstmaliger Hinweis auf Lieferschein oder Rechnung ist eine einseitige nachträgliche Erklärung und begründet die Sicherheit nicht. Nehmen Sie die Klausel in Angebot und Auftragsbestätigung auf und verweisen Sie dort ausdrücklich auf Ihre AGB.
Wir haben kein Fälligkeitsdatum vereinbart. Wann kommt der Kunde in Verzug?
Ohne kalendermässig bestimmte Fälligkeit tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Früher geht es nur über eine Mahnung. Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel zudem nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben.
Hemmt eine letzte Mahnung die Verjährung?
Nein. Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Inkassoschreiben hemmen die Verjährung nicht. Das tun unter anderem ein gerichtlicher Mahnbescheid, eine Klage oder ein schriftliches Anerkenntnis des Schuldners, etwa in einer unterschriebenen Ratenzahlungsvereinbarung. Bei Forderungen aus 2023 müssen Sie den Antrag noch 2026 einreichen.
Dürfen wir die 40-Euro-Pauschale und Mahngebühren nebeneinander berechnen?
Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur gegenüber Unternehmen und fällt je Forderung einmal an. Sie wird auf einen geschuldeten Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Eigene Bearbeitungspauschalen daneben sind in der Regel nicht durchsetzbar, weil interner Aufwand kein ersatzfähiger Verzugsschaden ist.