Drittes BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Was ab 1. Januar 2027 im strukturierten Teil stehen muss
BMF-Schreiben vom 15.10.2026: strengere Leistungsbeschreibung ab 1.1.2027, befristete Erleichterungen bis 2030 und kein Bussgeld — was KMU jetzt umstellen.
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Was am 15. Oktober 2026 veröffentlicht wurde
Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein drittes Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung veröffentlicht (Aktenzeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017). Es ersetzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I 2024, 1320) und vom 15. Oktober 2025 (BStBl I 2025, 1806) nicht, sondern ergänzt sie an den Stellen, die in der Praxis seit Monaten strittig waren: Abschlags- und Endrechnungen, Leistungsbeschreibung, Bauleistungen, Rabatte, Rechnungsberichtigungen, Validierungsfehler und Sanktionen. Dazu kommen neun Änderungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.
Das Timing ist kein Zufall. Am 31. Dezember 2026 läuft die allgemeine Übergangsregelung des § 27 Absatz 38 UStG für den Grossteil der Unternehmen aus. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Empfangen und archivieren müssen Sie E-Rechnungen ohnehin schon seit dem 1. Januar 2025 — die Übergangsregelungen betreffen ausschliesslich den Versand.
Entscheidend für Ihre Planung ist die Anwendungsregelung am Ende des Schreibens: Es wird — auch für den Vorsteuerabzug — nicht beanstandet, wenn eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnung zwar den beiden älteren BMF-Schreiben entspricht, nicht aber den zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens. Sie haben also exakt bis zum Jahreswechsel Zeit, Ihre Rechnungstexte und Stammdaten anzupassen. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es diesen Bestandsschutz nicht mehr.
Der Punkt, an dem das Schreiben strenger wird: die Leistungsbeschreibung
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz massgeblich, also die XML-Daten — nicht die lesbare PDF-Ansicht, die Ihr ZUGFeRD-Dokument mitführt. Das BMF präzisiert in den Randnummern 10 bis 12, was dort stehen muss: Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen so eindeutig im strukturierten Teil enthalten sein, dass sich die übrigen Besteuerungsgrundlagen abstrakt zweifelsfrei bestimmen lassen. Aufgenommen wurde das in Abschnitt 14.5 Absatz 15 UStÄ in neuer Fassung.
Praktisch heisst das: Positionstexte wie „Dienstleistung laut Anlage“, „Projektarbeit gemäss Vereinbarung“ oder „Leistungen Oktober“ tragen ab 2027 nicht mehr. Wer monatlich mit einem Sammelposten und einem angehängten Stundennachweis abrechnet, muss die Leistung künftig im XML benennen — etwa „Beratung Lohnbuchhaltung, 14,5 Stunden, Oktober 2026“. Die Aufschlüsselung der einzelnen Stunden darf weiterhin in einen Anhang, dieser muss aber in die E-Rechnung eingebettet sein und im strukturierten Teil eindeutig in Bezug genommen werden. Ein separat beigefügtes PDF im selben E-Mail-Anhang erfüllt das nicht.
Für Bauleistungen hat das BMF in den Randnummern 13 und 14 eine ausdrückliche Erleichterung aufgenommen: Weil das Kern-Datenmodell umfangreiche Leistungsverzeichnisse derzeit technisch nicht abbilden kann, genügen Gewerke und Summen im strukturierten Teil, ergänzt um ein eingebettetes Leistungsverzeichnis mit eindeutigem Verweis. Diese Erleichterung ist an die technische Beschränkung gekoppelt — sie ist also nicht auf Dauer angelegt, auch wenn kein festes Enddatum genannt ist.
Warum das für Ihren Zahlungseingang zählt: Ab 2027 hängt der Vorsteuerabzug Ihres Kunden an diesen Angaben. Eine dünne Leistungsbeschreibung liefert dem Kunden ein sachliches Argument, die Zahlung bis zur Korrektur zurückzuhalten — und Ihnen eine zusätzliche Korrekturschleife, die Ihr Zahlungsziel faktisch verlängert.
Erleichterungen mit Verfallsdatum — und die Fristen dazu
Für Endrechnungen nach bereits gezahlten Abschlägen gilt die bisherige Vereinfachung erweitert bis zum 30. Juni 2030 (Randnummern 3 und 4): Vereinnahmte Teilentgelte dürfen unter bestimmten Voraussetzungen über BT-113 mit Details in BT-22 oder über die im Schreiben beschriebene Anlagenlösung abgesetzt werden, statt vollständig strukturiert abgebildet zu werden. Ebenfalls bis zum 30. Juni 2030 dürfen Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben abweichend von § 14 Absatz 2 UStG als sonstige Rechnung ausgestellt werden (Randnummern 26 und 27).
Kürzer ist die Schonfrist für bruttopreisbasierte Abrechnungen, etwa bei preisgebundenen Büchern: Die besondere Darstellung mit strukturierten Summen und eingebetteten Einzelpositionen ist nur bis zum 31. Dezember 2027 vorgesehen (Randnummern 17 bis 19). Wer so abrechnet, sollte die Umstellung also nicht an das Jahr 2030 hängen.
Entlastend ist die Aussage zu Rabatten und Boni (Randnummern 15 und 16): Steht die Höhe einer vereinbarten Entgeltminderung bei Rechnungsstellung noch nicht fest, genügt ein allgemeiner Hinweis auf die zugrunde liegende Vereinbarung. Eine spätere Änderung zwingt nicht zur Rechnungsberichtigung. Skontovereinbarungen gehören in BT-20. Für die Mahnpraxis bedeutet das: Ein unbezifferter Bonushinweis macht Ihre Rechnung nicht unvollständig und entwertet die Fälligkeit nicht.
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie unter der Übergangsregelung des § 27 Absatz 38 UStG noch als Papier- oder PDF-Rechnung erteilt haben, müssen grundsätzlich nicht nachträglich als E-Rechnung neu ausgestellt werden. Kleinunternehmer nach § 19 Absatz 1 oder 4 UStG bleiben nach § 34a Satz 4 UStDV von der Ausstellungspflicht ausgenommen, dürfen E-Rechnungen aber freiwillig ausstellen.
Validierungsfehler, Berichtigung und die Grenze des Prüfberichts
In den Randnummern 22 und 23 trennt das BMF ausdrücklich zwischen technischer Normkonformität und umsatzsteuerlicher Bewertung. Liegt kein Formatfehler vor, bleibt eine Datei auch dann umsatzsteuerlich eine E-Rechnung, wenn der Validator einen Geschäftsregelfehler meldet. Umsatzsteuerlich relevant wird ein solcher Fehler nur, wenn er eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betrifft. Der Prüfbericht Ihres Dienstleisters ist damit ein Indiz, aber kein Urteil über den Vorsteuerabzug.
Das ist in der Debitorenpraxis der häufigste Reflex: Ein Kunde schickt einen Validierungsreport mit drei roten Zeilen und kündigt an, erst nach Korrektur zu zahlen. Prüfen Sie zürst, ob überhaupt eine steuerliche Pflichtangabe betroffen ist. Ist sie es nicht, steht der Zahlungsanspruch — die Fälligkeit wird durch einen rein technischen Regelverstoss nicht aufgeschoben. Dokumentieren Sie diese Einschätzung mit Datum, falls es später um Verzugszinsen geht.
Zur Berichtigung stellt das Schreiben in den Randnummern 20 und 21 klar, dass verschiedene Wege zulässig sind — Storno mit Neuausstellung oder eine Korrekturrechnung mit dem jeweils passenden Rechnungstyp —, solange sich aus der Gesamtschau von Ursprungs- und Berichtigungsdokument die zutreffenden Angaben eindeutig ergeben. Die Berichtigung einer E-Rechnung muss ihrerseits in der Form einer E-Rechnung erfolgen.
Kein Bussgeld, aber offene Flanke beim Vorsteuerabzug
Die mit Spannung erwartete Aussage steht in Randnummer 28: Wer ab 2027 zur E-Rechnung verpflichtet ist und trotzdem eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellt, begeht damit keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG. Bussgeldbewehrt bleiben die nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellte Rechnung und Verstösse gegen die Aufbewahrungspflichten.
Das ist eine Entwarnung mit engen Grenzen. Die Rechnung entspricht trotzdem nicht den gesetzlichen Vorgaben. Nicht geregelt hat das BMF ausgerechnet die Frage, die in der Praxis am meisten Geld bewegt: ob der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug behält, wenn mit einer sonstigen Rechnung statt der vorgeschriebenen E-Rechnung abgerechnet wird. Hier bleibt die Auslegung offen, und genau das werden Kunden ab Januar als Begründung nutzen, Rechnungen zurückzuweisen. Hinzu kommt der zivilrechtliche Anspruch des Kunden auf Ausstellung einer ordnungsgemässen Rechnung.
Konkret bis zum 31. Dezember 2026 zu erledigen: Ziehen Sie eine Liste Ihrer Artikel- und Positionstexte aus dem Rechnungsprogramm und prüfen Sie jeden Text gegen den Vierklang Leistungsart, -umfang, -gehalt, -ort. Ersetzen Sie Sammelbezeichnungen und Verweise auf Anlagen. Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob Anhänge tatsächlich eingebettet und nicht nur beigefügt werden. Prüfen Sie, ob Ihre Endrechnungen die Abschlagsdarstellung nach BT-113 beherrschen. Und halten Sie Ihre Offene-Posten-Liste sauber getrennt nach Rechnungen aus 2026 und 2027 — für die älteren gilt der Bestandsschutz, für die neuen nicht. Wenn Sie Zahlungserinnerungen automatisiert versenden, etwa über RechnungsAssistent aus Lexware Office heraus, sollte in der Mahnung die Rechnungsnummer des strukturierten Datensatzes stehen und nicht die der PDF-Ansicht.
Häufige Fragen
Muss ich Rechnungen, die ich 2026 ausgestellt habe, nachträglich an die neuen Vorgaben anpassen?
Nein. Die Anwendungsregelung des Schreibens vom 15. Oktober 2026 sieht ausdrücklich vor, dass es — auch für den Vorsteuerabzug — nicht beanstandet wird, wenn eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnung nur den Vorgaben der Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 entspricht. Für ab dem 1. Januar 2027 ausgestellte Rechnungen gilt dieser Bestandsschutz nicht.
Reicht es, die Leistungsdetails als PDF an die E-Mail mit der E-Rechnung anzuhängen?
Nein. Ergänzende Angaben wie Stundennachweise oder Leistungsverzeichnisse dürfen in einen Anhang, dieser muss aber in die E-Rechnung eingebettet sein und im strukturierten Teil eindeutig in Bezug genommen werden. Ein separates Dokument in derselben E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht. Die steuerlich erforderliche Leistungsbeschreibung selbst gehört ohnehin in die strukturierten Daten.
Mein Kunde schickt einen Validierungsbericht mit Fehlern und zahlt nicht. Muss ich korrigieren?
Das kommt auf die Art des Fehlers an. Nach den Randnummern 22 und 23 bleibt eine Datei ohne Formatfehler umsatzsteuerlich eine E-Rechnung, auch wenn der Validator Geschäftsregelfehler meldet. Umsatzsteuerlich relevant ist ein solcher Fehler nur, wenn er eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betrifft. Prüfen Sie das, bevor Sie eine Korrektur zusagen, und halten Sie Ihre Bewertung schriftlich fest.
Drohen mir Bussgelder, wenn ich ab Januar 2027 weiter PDF-Rechnungen verschicke?
Nach Randnummer 28 liegt darin keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG. Die Rechnung ist aber nicht ordnungsgemäss. Ihr Kunde kann die Ausstellung einer korrekten Rechnung verlangen, in der Betriebsprüfung lässt sich der Mangel aufgreifen, und die Folgen für den Vorsteuerabzug des Empfängers hat das BMF bewusst offengelassen. Als Geschäftsmodell taugt der Verzicht auf die E-Rechnung deshalb nicht.
Bis wann gelten die Vereinfachungen für Endrechnungen und Bruttopreise?
Für Endrechnungen mit bereits vereinnahmten Teilentgelten hat das BMF die Erleichterung bis zum 30. Juni 2030 verlängert; dasselbe Datum gilt für Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben. Die besondere Darstellung bruttopreisbasierter Rechnungen ist dagegen nur bis zum 31. Dezember 2027 vorgesehen. Wer damit abrechnet, sollte die vollständige strukturierte Abbildung im Laufe des Jahres 2027 einplanen.