Kunde rügt die E-Rechnung und zahlt nicht: berichtigen oder trotzdem mahnen?

Was das BMF am 15. Oktober geschrieben hat — und warum das im Mahnwesen landet

Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium die dritte Verwaltungsanweisung zur obligatorischen E-Rechnung veröffentlicht (Aktenzeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017, zehn Seiten, ergänzend zu den Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025). Der Kern für die Praxis steht in den Randnummern 10 bis 12: Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort müssen im strukturierten Teil der Rechnung stehen, also im XML. Ein Satz wie „Dienstleistung laut Anlage" oder „Leistungen gemäß Vertrag" genügt ab 1. Januar 2027 nicht mehr. Ergänzende Details — die Aufschlüsselung eines Stundennachweises etwa — dürfen in einen Anhang, aber nur in einen eingebetteten. Eine separat per Mail hinterhergeschickte PDF ist eben nicht eingebettet.

Für Bauleistungen gibt es eine Ausnahme (Rn. 13 und 14): Gewerke und Summen im strukturierten Teil, das umfangreiche Leistungsverzeichnis als Anlage mit eindeutigem Verweis. Für gezahlte Abschläge in Schlussrechnungen und für Abgabenbescheide reichen Erleichterungen bis zum 30. Juni 2030, für bruttopreisbasierte Darstellungen bis Ende 2027. Und das Schreiben stellt ausdrücklich klar, dass eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG ist.

Die Rechnung bleibt dadurch trotzdem nicht ordnungsgemäß — und genau hier entsteht Ihr Problem in der Debitorenbuchhaltung. Seit das Schreiben durch die Kanzleien läuft, prüfen Rechnungsempfänger ihre Eingangsrechnungen schärfer, weil bei ihnen der Vorsteuerabzug hängt. Sie werden ab Januar häufiger als bisher eine Mail bekommen, in der ein Kunde die Zahlung mit dem Hinweis zurückhält, die Leistungsbeschreibung stehe nur im Bildteil. Dann stehen zwei Wege offen, und die Entscheidung kostet in beide Richtungen Geld.

Weg 1: Berichtigen, neu zustellen, Ruhe haben

Sie stornieren die beanstandete Rechnung oder stellen eine ersetzende Berichtigung aus. Das BMF-Schreiben lässt in Rn. 20 und 21 verschiedene Verfahren zu — ersetzende und kumulierende Berichtigung sowie das Gutschriftverfahren —, solange Ursprungsrechnung und Berichtigung zusammen eindeutig lesbar bleiben. Wichtig: Die Berichtigung muss selbst eine E-Rechnung sein, wenn für den Umsatz eine E-Rechnung geschuldet ist. Eine Mail mit nachgereichtem Text heilt nichts. Beide Dokumente sind aufzubewahren, der strukturierte Teil unverändert im Ursprungsformat, acht Jahre.

Der Preis dieses Wegs: Sie geben die Verzugsposition praktisch auf. Bei einer ersetzenden Rechnung mit neuem Datum beginnt das Zahlungsziel in aller Regel neu, bei 30 Tagen Ziel verschieben sich Zahlungseingang und Zinsanspruch um einen vollen Monat. Bei 20.000 Euro und 10,52 Prozent Verzugszins im B2B — neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von 1,52 Prozent seit 1. Juli 2026 — sind das rund 175 Euro Zinsen, die Sie nicht mehr fordern können, plus der Aufwand in der Buchhaltung und die Tatsache, dass die Forderung wieder ganz unten in der Mahnstufe steht.

Dafür bekommen Sie etwas Handfestes: Der Einwand ist vom Tisch, der Kunde kann die Zahlung nicht mehr mit dem Vorsteuerargument blockieren, und falls es später doch zum Streit kommt, steht Ihre Rechnung sauber da. Beachten Sie dabei einen Punkt, den viele übersehen: Eine Berichtigung wirkt umsatzsteuerlich nur zurück, wenn die Ursprungsrechnung die Kernangaben bereits enthielt — dazu gehört ausgerechnet die Leistungsbeschreibung. Fehlt sie völlig, hilft die Rückwirkung Ihrem Kunden nicht, und sein Druck auf Sie wächst entsprechend.

Weg 2: Auf der Forderung bestehen und den Mahnlauf weiterlaufen lassen

Zivilrechtlich hängt die Fälligkeit Ihrer Werklohn- oder Kaufpreisforderung nicht am Umsatzsteuerrecht. Geliefert ist geliefert, § 271 BGB, und der Verzug tritt nach § 286 BGB ein, unabhängig davon, ob das XML den Anforderungen des UStÄ genügt. Wer das konsequent durchzieht, mahnt ganz normal weiter, berechnet Zinsen und die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB und schreibt dem Kunden, die Berichtigung erfolge selbstverständlich, die Zahlung sei davon aber unberührt.

Die Schwachstelle: § 273 Abs. 1 BGB. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 26.06.2014 (VII ZR 247/13) bestätigt, dass ein Leistungsempfänger das Entgelt grundsätzlich zurückhalten darf, bis ihm eine Rechnung nach § 14 UStG erteilt ist. Macht Ihr Kunde dieses Recht geltend, entfällt der Verzug — und zwar rückwirkend für die Zeit, in der der Mangel bestand. Dann waren Mahnkosten, Zinsen und Nachfristen juristisch Luft. Der BGH zieht zwar Grenzen über § 242 BGB, etwa wenn ernstlich zweifelhaft ist, ob der Umsatz überhaupt der Umsatzsteuer unterliegt. Verlassen würde ich mich darauf nicht.

Prüfen Sie deshalb zürst, ob die Rüge überhaupt trägt. Das BMF-Schreiben trennt in Rn. 22 und 23 ausdrücklich zwischen technischer Normkonformität und umsatzsteuerlichen Folgen: Ein Geschäftsregelfehler, den ein Validator anzeigt, macht die Rechnung nicht automatisch umsatzsteuerlich unbrauchbar. Wenn Ihr Kunde also einen Validierungsreport schickt, auf dem eine Warnung zur Referenznummer steht, aber Leistungsart, Umfang und Entgelt sauber im XML stehen, ist das kein Grund, die Zahlung zurückzuhalten. Dieser Unterschied ist Ihr stärkstes Argument und kostet Sie nichts.

Der dritte Weg: berichtigen, ohne die Zinsuhr zurückzustellen

In den meisten Fällen fahren Sie am besten mit einer Kombination, die beide Nachteile abmildert. Sie stellen die berichtigte E-Rechnung aus, nehmen darin ausdrücklich auf die Ursprungsrechnung samt Rechnungsnummer und -datum Bezug und schreiben im Anschreiben klar: Der Zahlungsanspruch bestand bereits seit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum, die Berichtigung betrifft nur die umsatzsteuerliche Form. Dazu setzen Sie eine kurze Nachfrist von fünf bis sieben Tagen ab Zugang der berichtigten Rechnung.

Damit erreichen Sie dreierlei. Erstens nehmen Sie dem Kunden das Zurückbehaltungsrecht, weil er die ordnungsgemäße Rechnung jetzt hat. Zweitens vermeiden Sie den Monat Leerlauf, den ein kompletter Neustart der Zahlungsfrist bedeutet. Drittens dokumentieren Sie den Ablauf so, dass Sie im Streitfall zeigen können, wann Sie was korrigiert haben. Auf die Zinsen für die Zeit vor der Berichtigung würde ich in dieser Variante bewusst verzichten und das auch so schreiben — das ist der Betrag, mit dem Sie den Einwand kaufen. Zinsen ab Ablauf der Nachfrist fordern Sie dagegen ohne Zögern.

Wenn Ihre Mahnstufen aus der Buchhaltung heraus automatisch laufen, etwa über Lexware Office und einen angeschlossenen Dienst wie RechnungsAssistent, hängen Sie den Vorgang für die Dauer der Nachfrist aus dem Lauf und setzen ein Wiedervorlagedatum. Eine automatische zweite Mahnung, die am Tag nach der Berichtigung herausgeht, zerstört genau die Argumentation, die Sie gerade aufgebaut haben.

Welcher Weg zu welchem Betrieb passt

Wenn Ihre Rechnungen überwiegend unter 5.000 Euro liegen und Sie viele davon schreiben, berichtigen Sie kommentarlos und schnell. Der Zinsbetrag ist hier kleiner als die Zeit, die eine Diskussion kostet: Bei 3.000 Euro und 30 Tagen Verzögerung reden wir über rund 26 Euro. Halten Sie stattdessen die Durchlaufzeit kurz — berichtigte Rechnung am selben Tag raus, Nachfrist eine Woche, danach normale Mahnstufe.

Wenn Sie projektbezogen abrechnen, also Beträge ab etwa 15.000 Euro mit langen Vorleistungen, lohnt der dritte Weg. Hier geht es nicht um die Zinsen, sondern darum, dass ein einzelner Formeinwand Ihnen nicht sechs Wochen Liquidität aus dem Quartal nimmt. Schreiben Sie die Bezugnahme auf die Ursprungsrechnung konsequent in jede Berichtigung, und lassen Sie sich den Empfang bestätigen.

Weg 2 in Reinform — mahnen und den Einwand ignorieren — ist nur dann richtig, wenn Sie nachweisen können, dass die Rüge unbegründet ist: wenn also nur ein Geschäftsregelfehler gerügt wird, die Pflichtangaben im XML aber vollständig sind, oder wenn derselbe Kunde Ihnen zum dritten Mal im Jahr mit wechselnden technischen Argumenten kommt. Dann antworten Sie mit dem Validierungsbericht und einem Verweis auf Rn. 22 und 23 des Schreibens vom 15.10.2026 und mahnen weiter.

Unabhängig davon: Die größte Ersparnis liegt nicht im Streit, sondern davor. Lassen Sie bis Ende Dezember an je einer echten Rechnung pro Leistungsart prüfen, ob Leistungsart, Umfang, Gehalt und Ort im strukturierten Teil stehen — nicht im PDF-Bildteil, den Ihr Rechnungsprogramm anzeigt. Der kostenlose E-Rechnungs-Viewer in ELSTER zeigt Ihnen, was Ihr Kunde tatsächlich bekommt. Fünf geprüfte Mustertexte im Artikelstamm ersparen Ihnen 2027 jede Menge Rückfragen, auf die Sie dann nicht mehr antworten müssen.