Vertrauensschutz endet am 31. Dezember 2026: Welche Rechnungen über den Jahreswechsel noch auf Papier dürfen

Drei Schreiben, ein Stichtag: 31. Dezember 2026

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 15. Oktober 2026 das dritte Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung veröffentlicht (Aktenzeichen III C 5 – S 7287-a/00019/021/017). Es ergänzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. In der Beraterliteratur ist es Anfang November ausgewertet worden — mit einem Punkt, der für die Praxis wichtiger ist als die inhaltlichen Detailfragen: E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den beiden Vorgängerschreiben entsprechen, werden nicht beanstandet, auch nicht für Zwecke des Vorsteuerabzugs beim Empfänger.

Praktisch heißt das: Für alles, was Sie noch in diesem Jahr ausstellen, zählt der bisherige Stand. Für alles, was ab dem 1. Januar 2027 das Haus verlässt, gilt die Fassung vom 15. Oktober 2026. Wer sein Rechnungsformat ohnehin umstellen muss, hat damit einen harten Termin — und keinen Grund, eine Umstellung in den Januar zu schieben, weil die Übergangszeit angeblich noch laufe.

Zu trennen ist das von einer zweiten Frist, die am selben Tag endet: der Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG, nach der Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft bislang zulässig sind. Beide Fristen laufen zum Jahreswechsel aus, sie betreffen aber unterschiedliche Fragen — die eine das zulässige Rechnungsformat, die andere die Auslegung der Formatvorgaben durch die Finanzverwaltung.

Entscheidend ist der ausgeführte Umsatz, nicht das Rechnungsdatum

Hier wird in der Praxis am häufigsten falsch gerechnet. § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG knüpft nicht an den Tag der Rechnungsausstellung an, sondern an den Zeitpunkt, zu dem der Umsatz ausgeführt wird. Für Leistungen, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, darf statt einer E-Rechnung weiterhin eine sonstige Rechnung erteilt werden — bei elektronischen Formaten wie PDF mit Zustimmung des Empfängers.

Daraus folgt eine Konstellation, die viele unterschätzen: Eine Montage, die am 19. Dezember 2026 abgeschlossen wird, darf auch dann noch als Papier- oder PDF-Rechnung abgerechnet werden, wenn die Rechnung erst im Februar 2027 geschrieben wird. Die Sechsmonatsfrist des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG bleibt davon unberührt. Umgekehrt hilft Ihnen ein früh ausgestelltes Dokument nichts, wenn die Leistung erst im Januar 2027 erbracht wird.

Für Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im Vorjahr verlängert § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG die Papiermöglichkeit um ein weiteres Jahr; maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026. Diese Schwelle müssen Sie also nicht schätzen, sondern nach Abschluss des Jahres feststellen. Für vereinbarte EDI-Verfahren gilt nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG ebenfalls eine Frist bis Ende 2027. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren, besteht dagegen für alle inländischen Unternehmer bereits seit dem 1. Januar 2025 und kennt keine dieser Ausnahmen.

Ein Punkt, den Sie jetzt sortieren sollten, sind Dauerschuldverhältnisse — Miet-, Wartungs- und Serviceverträge, bei denen der Vertrag selbst als Rechnung dient. Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, verlangt die Finanzverwaltung nach den BMF-Schreiben keine Neuausstellung. Ändern Sie zum 1. Januar 2027 aber Preise, Indexierungen oder Leistungsumfänge, entsteht eine neue Abrechnungsgrundlage — und damit die Frage nach dem dann geschuldeten Format.

Korrektur, Storno und Schlussrechnung: gesichert und offen

Gesichert ist: Eine Berichtigung bezieht sich auf die ursprüngliche Rechnung und teilt deren umsatzsteuerliches Schicksal. Wer im März 2027 eine Papierrechnung aus dem Dezember 2026 korrigiert, rechnet weiterhin über einen Umsatz ab, der unter die Übergangsregelung fällt. Praktisch bewährt hat sich, Korrektur- und Stornodokumente in derselben Form wie die Ursprungsrechnung zu erstellen und im Dokument eindeutig auf Nummer und Datum der korrigierten Rechnung zu verweisen.

Offen beziehungsweise nur teilweise geklärt ist die Behandlung von Abschlags- und Schlussrechnungen, die über den Jahreswechsel laufen: Abschläge in Papierform aus 2026, Schlussrechnung in 2027 über eine erst 2027 abgenommene Leistung. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 äußert sich zu Abschlags- und Schlussrechnungen aus ERP-Systemen, die Einzelfragen der Darstellung im strukturierten Teil sind damit aber nicht vollständig ausgeräumt. Wenn bei Ihnen Bauleistungen, Projektgeschäft oder Teilabnahmen über den Jahreswechsel laufen, ist das der eine Punkt, den Sie mit Ihrer Steuerberatung vorher klären sollten — nicht im Nachhinein mit dem Betriebsprüfer.

Ebenfalls umstritten ist die zivilrechtliche Seite. Formfehler im Umsatzsteuerrecht und Fälligkeit nach § 286 BGB sind zwei verschiedene Dinge. Eine Rechnung, die unter die Übergangsregelung fällt, ist ordnungsgemäß — der Kunde kann die Zahlung nicht mit dem Hinweis verweigern, er bekomme ja gar keine E-Rechnung. Fehlt dagegen ab Pflichtbeginn das strukturierte Format, kommt ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB in Betracht, weil der Vorsteuerabzug gefährdet sein kann. Eine höchstrichterliche Linie dazu gibt es bisher nicht.

Was bis zum 31. Dezember erledigt sein muss

Erstens: Legen Sie fest, welches Leistungsdatum in Ihren Rechnungen steht und ob es belastbar dokumentiert ist. Weil ab 2027 der Ausführungszeitpunkt über das zulässige Format entscheidet, wird aus einem bisher nachlässig gepflegten Feld ein prüfungsrelevanter Punkt. Bei Lieferungen ist das der Übergang der Verfügungsmacht, bei Werkleistungen in der Regel die Abnahme.

Zweitens: Arbeiten Sie die offenen Posten aus 2026 vor dem Jahreswechsel ab. Jede Rechnung, die Sie noch in diesem Jahr ausstellen, fällt unter den Vertrauensschutz der alten Schreiben; jede, die Sie ins neue Jahr schieben, zwingt Sie zur Einzelfallprüfung. Mahnungen und Zahlungserinnerungen sind davon nicht betroffen: Sie rechnen nicht über eine Leistung ab und sind damit keine Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Legen Sie ein Rechnungsdoppel bei, muss dieses allerdings der Form der Originalrechnung entsprechen — ein Mahnlauf, der die Ursprungsbelege automatisch mitschickt, etwa über RechnungsAssistent, sollte also auf das Originalformat zugreifen und kein neu erzeugtes PDF anhängen.

Drittens: Halten Sie fest, warum Sie welches Format verwendet haben. Wenn Sie im Frühjahr 2027 noch Papierrechnungen für Leistungen aus 2026 oder gestützt auf die 800.000-Euro-Schwelle ausstellen, ist das zulässig — aber erklärungsbedürftig. Ein kurzer Vermerk in der Verfahrensdokumentation, welche Übergangsnorm Sie bis wann anwenden und wie der Gesamtumsatz 2026 ermittelt wurde, erspart Ihnen in der Prüfung die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.