Ein Viertel ohne Lösung: 18 Punkte, an denen Sie Ihre E-Rechnungs-Software vor dem 1. Januar 2027 testen
Ein Viertel der Betriebe hat noch keine E-Rechnungs-Lösung. 18 prüfbare Punkte für Empfang, Versand, Archiv und Mahnlauf bis zum 1. Januar 2027.
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Der Anlass: acht Wochen vor der Ausstellungspflicht fehlt vielen noch das Werkzeug
Am 3. November 2026 wurde über eine Erhebung berichtet, wonach rund ein Viertel der Betriebe noch keine Lösung für die E-Rechnung ausgewählt hat. Das ist bemerkenswert, weil die Empfangspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt und die Übergangsfrist für den Versand von Papier- und PDF-Rechnungen am 31. Dezember 2026 endet. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss ab dem 1. Januar 2027 im inländischen B2B-Geschäft strukturiert fakturieren; für alle übrigen beginnt die Pflicht am 1. Januar 2028.
Die eigentliche Gefahr liegt nicht in der Technik, sondern im Geldeingang. Eine Rechnung, die der Kunde formal zurückweisen kann, löst keinen Verzug aus. Ein falsch übernommenes Fälligkeitsdatum verschiebt den Mahnlauf um Wochen. Und ein Archiv, das nur den PDF-Ausdruck kennt, liefert im Streitfall keinen Beleg. Die folgenden 18 Punkte sind als Testfälle gedacht: Jeder lässt sich an einem Vormittag mit einer echten Rechnung durchspielen und mit Ja oder Nein beantworten.
Rechnungseingang: Punkte 1 bis 6
Punkt 1: Senden Sie eine echte XRechnung an Ihre offizielle Rechnungsadresse und messen Sie, wie viele Stunden bis zum Eintreffen in der Buchhaltung vergehen. Gibt es kein dediziertes Postfach mit benannter Vertretungsregelung, legen Sie es heute an.
Punkt 2: Öffnen Sie dieselbe Datei in Ihrer Software. Wird sie als lesbares Dokument dargestellt, ohne dass jemand den XML-Quelltext interpretieren muss? Falls nein, brauchen Sie einen Viewer, sonst prüft am Ende niemand mehr die sachliche Richtigkeit.
Punkt 3: Lassen Sie eine fehlerhafte Datei durchlaufen, etwa ohne Steuernummer. Meldet das System einen Validierungsfehler gegen EN 16931? Ohne Prüfschritt bezahlen Sie Rechnungen, die gar keine sind, und verlieren im Zweifel den Vorsteuerabzug.
Punkt 4: Vergleichen Sie das Fälligkeitsdatum in der Buchung mit dem Feld BT-9 der Datei. Weicht es ab, übernimmt Ihr System Zahlungsziele nicht strukturiert, sondern schätzt sie aus dem Rechnungsdatum. Damit stimmt jede spätere Verzugsberechnung nicht.
Punkt 5: Spielen Sie dieselbe Rechnungsnummer zweimal ein. Erkennt das System die Dublette? Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD passiert Doppelerfassung besonders leicht, weil PDF und XML getrennt den Weg in die Buchhaltung finden.
Punkt 6: Prüfen Sie, ob das Eingangsdatum unveränderbar protokolliert wird. Dieses Datum entscheidet über die 30-Tage-Frist des § 286 Abs. 3 BGB, wenn Sie selbst in der Rolle des Schuldners sind.
Rechnungsausgang: Punkte 7 bis 12
Punkt 7: Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Über 800.000 Euro heißt: Pflicht ab 1. Januar 2027. Darunter: Pflicht ab 1. Januar 2028, aber die Empfangsseite gilt trotzdem heute schon.
Punkt 8: Legen Sie ein Ausgangsformat fest. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 erfüllen die Anforderung; ältere ZUGFeRD-Profile wie Basic WL oder Minimum nicht. Entscheiden Sie das einmal für den ganzen Betrieb, nicht pro Kunde.
Punkt 9: Versenden Sie bis Ende November je eine Testrechnung an Ihre drei umsatzstärksten Kunden und lassen Sie sich die Annahme bestätigen. Fehlende Käuferreferenz oder Bestellnummer ist der häufigste Grund, warum eine strukturierte Rechnung im Kundensystem liegen bleibt.
Punkt 10: Kontrollieren Sie, ob Zahlungsziel und Skonto als strukturierte Felder übergeben werden und nicht nur im Freitext stehen. Nur strukturierte Angaben steuern die Zahlläufe auf der Gegenseite.
Punkt 11: Vereinbaren Sie den Zustellweg schriftlich, am besten in den AGB oder im Auftrag: konkrete E-Mail-Adresse oder Portal, benannter Ansprechpartner. Ab dem Pflichtbeginn brauchen Sie keine Zustimmung für das Format mehr, wohl aber eine funktionierende Adresse.
Punkt 12: Sichern Sie das Sendeprotokoll revisionssicher. Ein Eintrag im Mailclient genügt nicht, wenn der Kunde den Zugang bestreitet.
Archiv, Prüfpfad und Mahnlauf: Punkte 13 bis 18
Punkt 13: Lassen Sie sich im Archiv eine Rechnung aus dem Februar 2026 anzeigen. Liegt dort die originale strukturierte Datei oder nur ein Ausdruck? Nach § 14b UStG ist der strukturierte Teil acht Jahre unveränderbar aufzubewahren, der PDF-Ausdruck ersetzt ihn nicht.
Punkt 14: Aktualisieren Sie die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Eingangskanal, Validierung, Buchung, Archivierung, Vertretung, Formatwechsel zum 1. Januar 2027 – ein Blatt pro Prozessschritt reicht, aber es muss existieren und datiert sein.
Punkt 15: Vergleichen Sie Stichprobenweise die Rechnungsnummer in Ihrer Offene-Posten-Liste mit der Nummer in der XML-Datei. Jede Abweichung, auch ein Präfix, macht die Zuordnung von Mahnung und Beleg im Streitfall angreifbar.
Punkt 16: Prüfen Sie, woran Ihre Mahnstufen hängen. Sie müssen an der Fälligkeit aus der Rechnung ansetzen, nicht am Rechnungs- oder Buchungsdatum. Bei 1,52 Prozent Basiszinssatz seit 1. Juli 2026 und damit 10,52 Prozent Verzugszins im B2B kostet jede Woche falscher Fristberechnung bares Geld. Wer Lexware Office nutzt, kann diesen Abgleich automatisiert laufen lassen, etwa mit RechnungsAssistent.
Punkt 17: Klären Sie intern, dass die Mahnung selbst keine E-Rechnung ist. Sie fordert keine Leistung ab, sondern eine bereits abgerechnete Zahlung, und darf weiterhin als PDF oder Brief gehen. Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB sind Schadensersatz und nicht umsatzsteuerbar.
Punkt 18: Testen Sie den Korrekturfall. Zu einer strukturierten Rechnung gehört eine strukturierte Berichtigung mit Bezug auf die Ursprungsrechnung. Ein formloses Korrekturschreiben unterbricht den Prüfpfad und liefert dem Kunden ein Argument, die Zahlung weiter auszusetzen.
Planen Sie die Reihenfolge rückwärts: Format und Anbieter bis Ende November entscheiden, Testrechnungen bis Mitte Dezember versenden, Archiv und Verfahrensdokumentation in der ruhigen Woche zwischen den Jahren. Der 1. Januar 2027 ist ein Feiertag, der erste echte Rechnungslauf trifft Sie in der ersten Januarwoche.
Häufige Fragen
Muss ich Mahnungen ab 2027 als E-Rechnung versenden?
Nein. Die Pflicht nach § 14 UStG betrifft Rechnungen über Lieferungen und Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung rechnet nichts ab, sondern fordert die Zahlung einer bereits gestellten Rechnung an. Sie können weiterhin per PDF, Brief oder Mahnlauf aus Ihrer Software mahnen. Wichtig ist nur, dass Sie die Ursprungsrechnung eindeutig bezeichnen: Nummer, Datum, Betrag, Fälligkeit.
Genügt es, die XRechnung als PDF auszudrucken und abzulegen?
Nein. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil im Original, unverändert und maschinell auswertbar, acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder eine Bildschirmdarstellung ist nur eine Visualisierung. Prüfen Sie konkret, ob Ihr Archiv die XML-Datei selbst speichert oder lediglich das erzeugte Ansichtsdokument.
Ab wann läuft die Zahlungsfrist, wenn eine E-Rechnung per E-Mail kommt?
Mit dem Zugang im Machtbereich des Empfängers, also sobald die Datei im vereinbarten Postfach liegt und dort unter normalen Umständen abgerufen werden kann. Haben Sie kein Zahlungsziel vereinbart, gilt im B2B die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB ab Zugang der Rechnung. Deshalb ist das protokollierte Eingangs- beziehungsweise Sendedatum der zentrale Datenpunkt, nicht das Rechnungsdatum.
Mein Kunde verlangt im Januar 2027 weiterhin ein PDF. Was gilt?
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie strukturiert fakturieren; der Kunde kann darauf nicht verzichten. Sie dürfen zusätzlich ein PDF als Lesefassung mitschicken, etwa in einem Hybridformat. Rechtlich maßgeblich ist dann der strukturierte Teil. Weist der Kunde die Annahme zurück, befreit ihn das nicht von der Zahlungspflicht, sofern die Rechnung ordnungsgemäß zugegangen ist.